Project Charter o Acta de Constitución – Plantilla

Aquí tienes el ejemplo de esta entrada en forma de plantilla para Word:

Acta de Constitución – Project Charter

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Plantillas para la Gestión de Proyectos

Este documento es preparado en la fase de iniciación y contiene una descripción muy básica del proyecto desde el punto de vista del management. El acta de constitución del proyecto normalmente debe ser preparada por el sponsor, que es la persona que inicia el proyecto dentro de la organización. En su defecto, el sponsor puede requerir que el futuro jefe de proyecto prepare el acta de constitución para después simplemente dar el visto bueno y firmar el documento.

El Project Charter o Acta de Constitución contendrá la siguiente información general sobre el proyecto:

• Nombre del proyecto
• Director de Proyecto / Nivel de autoridad
• Justificación
• Objetivo
• Requerimientos / Descripción del producto final
• Recursos asignados
• Partes implicadas (Stakeholders)
• Estimación inicial de riesgos
• Estimación inicial de tiempo
• Estimación inicial de costes
• Requerimientos y responsables de aprobación
• Nombre y firma de Sponsor y Jefe de Proyecto

Una vez finalizado, este documento representa la base de todo el proceso siguiente de planificación.

A continuación ofrecemos un ejemplo de Project Charter o plantilla de Acta de Constitución que puede ser utilizado como plantilla para futuros proyectos.

Nombre del proyecto

Strauss

(el nombre del proyecto servirá para referirse al mismo en el futuro y se verá reflejado en nombres de archivos y carpetas del proyecto, con lo cual debe ser un nombre corto y no necesariamente relacionado con el contenido del proyecto)

Director de Proyecto / Nivel de autoridad

Augusto Hernández

Total autoridad en la administración de costes y recursos asociados al proyecto.

Cambios en alcance y tiempo deberán ser acordados con el Management.

Justificación

Nuestra compañía ha crecido un 50% en ventas en los últimos tres años. Debido a una situación coyuntural positiva y a la lista de proyectos en fase de oferta esperamos un crecimiento continuado al menos en los valores anteriores. Para ello, se ha aprobado un plan de contratación de personal que a su vez requiere de espacio adicional para alocar a los nuevos recursos. Por ello se ha acordado la construcción de un nuevo edificio de oficinas.

Objetivo

Construcción de un edificio de oficinas en el solar 15 (noroeste) según el alcance, costes y plazo definidos para el proyecto.

Aprende aquí a definir correctamente el objetivo de tu proyecto.

Requerimientos / Descripción del producto final

Edificio de cuatro plantas, dimensiones delimitadas por el solar disponible.

El edificio deberá tener capacidad para doscientos puestos de trabajo con salas de descanso, aseos, duchas y salas de reuniones de manera similar a nuestro edificio B. Los acabados deberán ser similares a los del edificio A.

Importante: El diseño preliminar del edificio deberá ser presentado a la junta directiva para su aprobación antes de comenzar la fase de licitación.

Recursos asignados

Para la planificación inicial:

• Un ingeniero al 50% durante tres meses
• Ingeniero eléctrico al 25% durante dos meses
• Arquitecto al 50% durante dos meses

El resto de recursos necesarios para la planificación en detalle y la construcción deberán ser subcontratados. En caso de ser totalmente necesario, se deberán requerir recursos adicionales a través del jefe de desarrollo.

Partes implicadas (Stakeholders)

Junta directiva, encargada de dar el visto bueno al diseño. Además, la junta espera una realización del proyecto ejemplar en cuanto a supervisión de costes y cumplimiento de plazos ya que este proyecto es un modelo para nuestros empleados.

Planificación interna, deberá conocer las medidas necesarias para llevar a cabo la obra

Proyectos internacionales, este departamento se mudará al nuevo edificio, con lo cual deben sentirse involucrados en la construcción y decoración de sus futuros puestos de trabajo, aunque la palabra final la tiene la junta directiva.

Resto de trabajadores, se verán afectados por ruidos, posibles problemas de circulación y plazas de aparcamiento durante la obra. Por eso será importante mantenerles informados y cumplir con nuestros plazos.

Autoridades, será necesario coordinar todos los permisos requeridos

Vecinos, pueden ser afectados por ruidos y suciedad durante la construcción

Estimación inicial de riesgos

El mayor riesgo es un retraso en la construcción del edificio que implique retrasar la contratación de empleados o ubicar a los nuevos en el poco espacio disponible de manera preliminar, generando insatisfacción en el personal

Estimación inicial de tiempo

Finalización: El edificio debe estar completamente finalizado y amueblado. Su alrededor (zonas de entrada, acera) debe estar acabado. No se requieren medidas de construcción adicionales, es decir, todos los trabajadores y maquinaria han abandonado la obra.

Fecha de finalización: 30 de Septiembre de 2018.

Estimación inicial de costes

El presupuesto total para la edificación, incluido el todo el acabado interior, son cuatro millones y medio de euros.

Requerimientos y responsables de aprobación

Aprobación del diseño preliminar: CEO

Aprobación del contrato de construcción: CEO

Aceptación final de la obra: CEO

Aceptación de cambios en plazos y/o costes adicionales: Jefe de Operaciones Nacionales

Nombre y firma de Sponsor y Jefe de Proyecto

Aquí tenéis una vez más la plantilla anterior en formato Word:

Acta de Constitución – Project Charter

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