Tareas del asistente del Director de Proyectos

En este artículo vemos por qué puede ser muy aconsejable tener un asistente en nuestro proyecto, cuáles son las cualificaciones necesarias para este puesto y qué tareas podemos delegar en nuestro asistente para evitar una carga de trabajo excesiva.

El Gestor de Proyectos debe tener conocimientos técnicos, gestionar correctamente el personal, liderar un equipo de trabajo, tener una visión estratégica, conocer el marco legal de los contratos, planificar y gestionar gastos y tener una buena inteligencia emocional.

Todas estas cualidades y tareas son necesarias para poder suministrar el alcance acordado cumpliendo con los plazos y el presupuesto disponibles.

Sin embargo, frecuentemente los Gestores de Proyectos ocupamos gran parte de nuestro tiempo en tareas administrativas en las que no aportamos gran valor añadido, en lugar de centrarnos en liderar nuestro proyecto. Esto hace que muchos Gestores acaben teniendo problemas de estrés y que sus proyectos no tengan éxito. Para evitar llegar a esta situación es recomendable considerar la figura del Asistente de Director de Proyectos.

El/la asistente del director de proyecto se ocupará principalmente de las tareas administrativas. Además, el coste de un asistente del project manager es considerablemente menor que el del jefe de proyecto, con lo cual logramos con ello una mayor eficiencia al asegurarnos de que el project manager se centra en las tareas en las que aporta valor a la empresa.

Para evaluar si es conveniente incluir a un asistente en la organización de tu proyecto vamos a reparar cuáles son las tareas principales que podremos delegar en esta figura. También te animamos a repasar nuestro artículo sobre cómo delegar correctamente la responsabilidad.

Fase de iniciación

En la fase de iniciación, el asistente nos puede ayudar en la definición de los roles y tareas de los integrantes del equipo. También puede preparar el organigrama, el resumen de la experiencia de los trabajadores y puntos fuertes y debilidades.

Además, se puede encargar de organizar cosas como la lista de vacaciones, eventos de team building, hotel y/o apartamentos en el lugar de ejecución del proyecto, lista de comunicaciones, presentación general del proyecto, preparación de plantillas, etc.

Conviene también centralizar en el asistente la organización del acceso a software, servidor, sistema de documentación y similares. El asistente será el encargado de asegurar el correcto acceso a herramientas e información para los integrantes del equipo.

Control de costes

La preparación de la lista de costes, comprobación de las horas trabajadas por los miembros del equipo, aclaración de algunos gastos… El asistente puede ser de gran ayuda en el control de gastos, de manera que el Gestor de Proyectos se enfoque en comprobar si todo está bajo control en lugar de preparar y analizar tablas de Excel o aclarar detalles con otros departamentos de la empresa.

Comunicación

El asistente puede ejercer la función de filtro entre el Gestor de Proyectos y su equipo. Especialmente en proyectos grandes, la cantidad de correos electrónicos puede hacer que nos sea imposible leer y reaccionar a todos los correos. El asistente puede por ello actuar como filtro y contestar algunos de los correos y priorizar aquellos en los que se requiere una reacción urgente.

De igual modo el asistente nos puede ayudar a comunicar con nuestro equipo, asegurándose de que la información y las decisiones se distribuyen adecuadamente y comprobando que las acciones son realizadas, pero también preparando resúmenes o presentaciones mensuales

Reuniones

La organización de reuniones, preparación del acta y actualización de las listas de puntos pendientes pueden también ser delegados al asistente. Además, el asistente puede ser el encargado de liderar algunas de esas reuniones como representante del Gestor de Proyectos, en caso de que no podamos o no consideremos necesario participar en las mismas.

Te invitamos a revisar nuestros artículos sobre organización y gestión de reuniones puesto que a buen seguro te ayudarán en tus proyectos.

Documentación

Un aspecto muy importante es definir los estándares de documentación. Crear plantillas, una lista de documentos, definir la numeración y denominación de documentos, actualizar el estado de los mismos, enviarlos a clientes y proveedores, etc. Todo esto puede ser responsabilidad del asistente.

También la preparación de la documentación del proyecto puede ser delegada al asistente, quien se encargará de recoger todo el input necesario de los suministradores e ingenieros para preparar la documentation y posteriormente, en caso de ser necesario, prepararla en su versión física.

Conclusión

El asistente nos proporciona una ayuda importantísima en la administración y organización del proyecto. Podemos delegar en esta persona muchas de nuestras tareas, lo que nos ayudará a evitar una carga laboral excesiva, asegurándonos suficiente tiempo para gestionar nuestro proyecto.

Las tareas que podemos delegar suelen estar relacionadas con la organización y documentación de reuniones, la gestión de documentos e información, el soporte en el control de costes y la gestión de nuestro equipo.

Es por ello que un buen asistente debe tener capacidad de organización, ser buen comunicador y estar provisto de inteligencia emocional. Esto, unido si es posible a experiencia laboral en un puesto similar, hará de nuestro asistente nuestra mano derecha y a buen seguro incrementará en gran medida nuestras posibilidades de implementar un proyecto con éxito.