Tal y como hemos explicado en artículos anteriores, es de vital importancia definir claramente las responsabilidades de cada uno de los integrantes de un proyecto. En organizaciones con varios proyectos simultáneos debemos intentar estandarizar dichos roles y responsabilidades, de manera que éstos sean homogéneos en todos los proyectos.
Para logar lo anterior es recomendable partir de una definición básica sobre la que podremos definir los requerimientos específicos de nuestra organización. A continuación definimos los roles y las responsabilidades de los que consideramos los integrantes más importantes de un equipo de trabajo. Algunos de los roles pueden ser ejecutados por la misma persona dependiendo del tamaño del proyecto. Por ejemplo, en algunos casos el jefe de proyecto también es gestor comercial y jefe de ingeniería.
Gestor de Proyecto
- Representa a nuestra empresa frente al cliente
- Define y aplica al proyecto los métodos y herramientas estandarizadas de Gestión de Proyectos
- Lidera y organiza el equipo del proyecto
- Es responsable de cumplir con las exigencias de alcance, tiempo y costes del proyecto
- Prepara los informes periódicos, tanto internos como externos. Aquí tienes una plantilla para el informe mensual del proyecto.
- Define e implementa la estrategia del proyecto, considerando los riesgos y oportunidades del mismo
- Realiza un seguimiento y revisión periódica del estado del proyecto
Gestor Comercial
- Seguimiento del cash flow.
- Control de costes del proyecto. Aquí tienes un ejemplo y plantilla para el control de costes.
- Coordinación con el departamento logístico en cuanto a aduanas
- Preparación de informes periódicos de costes
- Preparación y seguimiento de facturas al cliente
Gestor de Calidad
- Planificación de la Calidad, preparación del plan de gestión de calidad
- Monitorización y Control de Calidad
- Realización de inspecciones internas y externas
- Seguimiento de las quejas del cliente y proveedores
Responsable de Compras
- Contacto con proveedores
- Coordinar las actividades en la fase de petición de oferta
- Negociar y ejecutar los pedidos
- Verificación del material y/o servicios contratados
- Coordinar y controlar el envío de materiales y servicios
- Informar al Gestor del Proyecto del estado de las compras
- Supervisar el cumplimiento del contrato por parte de los proveedores
Responsable de Ingeniería
- Coordinar los trabajos de ingeniería de acuerdo a las exigencias del contrato
- Planificar los recursos necesarios para la ejecución del proyecto
- Preparar la descripción técnica de aquellos paquetes a subcontratar
- Responsabilidad de los costes asociados a ingeniería
- Supervisar la revisión y aprobación de planos y descripciones técnicas
- Coordinar los trabajos de legalización del proyecto
Responsable de Logística
- Definir y coordinar los requisitos de embalaje y transporte
- Supervisión de las actividades de logística
- Preparación de albaranes
- Coordinación de las fechas y condiciones de entrega con el jefe de obra
Responsable del Cronograma / Scheduler
- Preparar el diagrama de Gantt junto con los responsables de los diferentes paquetes de trabajo
- Actualizar periódicamente el cronograma
- Analizar el camino crítico
- Preparar los informes periódicos en cuanto a cumplimiento de plazos
Jefe de Obra
- Responsable de la ejecución y calidad en obra
- Preparación de los informes de actividades, normalmente de manera semanal
- Coordinación de las actividades de los proveedores
- Contacto con el cliente
- Recopilar información de desviaciones del contrato, obstrucciones, peticiones de actividades adicionales, etc.
- Responsable de calidad en obra
- Responsable de seguridad y salud en obra
- Control y registro de materiales
- Preparar la aceptación del proyecto por parte del cliente
- Cumplir las leyes aplicables
Para continuar leyendo:
La necesidad de definir las responsabilidades dentro de un proyecto
