Ejecución del Proyecto

La ejecución del proyecto es la parte en la que el equipo realiza todas las actividades necesarias para generar el alcance acordado. Se trata por tanto de las labores de análisis de requisitos, planificación (en cuanto a diseño por ejemplo de una estructura o un producto), cálculo, diseño en detalle, subcontratación, aclaraciones con clientes o stakeholders, organización del trabajo, labores de instalación y puesta en marcha…

Como una regla aproximada podríamos decir que la fase de ejecución ocupa el 70-80% del tiempo y los recursos del proyecto.

Durante esta parte del proyecto la labor del Gestor de Proyectos es organizativa y según el PMBOK se resume en las siguientes actividades:

• Dirigir y coordinar el trabajo. Para ello es necesaria la existencia de una línea base de calidad en la que estén definidos los paquetes de trabajo, las responsabilidades y las fechas de realización de las actividades. Según nuestra experiencia el mayor reto para el jefe de proyecto consiste en asegurar que las interfaces entre grupos o departamentos son claras y evitar que se realiza trabajo por duplicado o que existen cosas de las que nadie se ocupa. Un buen Gestor de Proyectos deberá organizar reuniones informativas y productivas para mantener informado y motivado al equipo, así como para aclarar los trabajos e interfaces pendientes.

• Asegurar la calidad. El jefe de proyecto es el responsable final de la calidad del proyecto, y por tanto deberá ocuparse de que el alcance que se suministra se corresponde con las expectativas del cliente y con los estándares de calidad de la empresa. Bajo este punto también se entienden las labores orientadas a la mejora continua, como la gestión de lecciones aprendidas o propuestas de mejora.

• Adquirir, desarrollar y gestionar recursos humanos. Este punto está relacionado íntimamente con el primero y consiste en ocuparse de que el proyecto cuenta con el personal necesario, tanto en cantidad como en calidad. El jefe de proyecto deberá ocuparse de conseguir dicho personal, de crear un equipo productivo y de que el equipo reciba la formación necesaria para cumplir con las tareas asignadas. En proyectos de gran envergadura, el Gestor de Proyectos tendrá a personal asignado al 100% durante una gran cantidad de tiempo, por lo cual deberá tener los conocimientos y capacidad de liderazgo de un jefe de grupo o departamento.

• Gestionar las comunicaciones. Una gran parte del tiempo de trabajo de un Gestor de Proyectos está dedicado a la comunicación interna y externa, debiéndose ocupar de la preparación de informes, asistiendo a reuniones de revisión, preparando comunicaciones escritas hacia el cliente… Todas estas comunicaciones deberán ser gestionadas para asegurar que cumplimos con el Plan de Gestión de Comunicaciones definido en la fase de planificación.

• Dirigir las adquisiciones. Tanto si disponemos de un departamento de compras como si no, el Jefe de Proyecto es el encargado de asegurar que las adquisiciones externas se realizan a tiempo, según el alcance necesario y con unos contratos que aseguren su cumplimiento y reduzcan los riesgos para nuestra empresa. Una vez hechas las adquisiciones también será necesario gestionar las mismas como si se tratara de departamentos o paquetes de trabajo en nuestra empresa.

• Gestionar a los Stakeholders. La gestión de las personas o entes que influyen en el éxito del proyecto en la última de las labores del Jefe de Proyecto en la ejecución del mismo. Para ello deberá monitorizar la relación con dichos Stakeholders y actuar de acuerdo con el Plan de Gestión para mantener su nivel de interés, implicación y satisfacción según las necesidades del proyecto.

Como decíamos al principio, los puntos anteriores son definidos como el estándar según el PMBOK. No obstante las actividades del Jefe de Proyectos pueden ser más o menos dependiendo del tamaño y complejidad del proyecto.

En proyectos de gran envergadura (varios departamentos, cliente externo, valor de varios millones) las actividades listadas anteriormente suponen una gran carga de trabajo para el Gestor de Proyectos, tanto que en muchos casos es necesario disponer de personal adicional para apoyarle en algunas de las tareas como la coordinación de actividades (jefe técnico del proyecto), la planificación y actualización del diagrama de Gantt (time scheduler o programador) o la preparación de correspondencia o informes (asistente o deputy del jefe de proyecto).

Por otra parte, en proyectos pequeños y/o con menos actores implicados, el Jefe de Proyecto suele realizar tareas adicionales como la compra de material, la planificación en detalle o la ejecución de los permisos.