¿Cuántas reuniones son necesarias para gestionar un proyecto?

En esta entrada anterior dimos ya los siete pasos necesarios para preparar y gestionar reuniones eficientes. Lo que nos ocupa en esta nueva entrada es cuántas reuniones son necesarias para gestionar correctamente un proyecto. Por supuesto, la cantidad de reuniones depende de muchos factores como el tipo de proyecto, el equipo o la estructura de la empresa. Sin embargo, fijándonos en las personas involucradas en el proyecto y los tipos de reuniones podemos realizar una primera aproximación a la cantidad de meetings periódicos que van a ser necesarios.

El proyecto estará normalmente organizado de manera que tú, como jefe de proyecto, tendrás entre dos y diez personas asociadas directamente. Estas personas a su vez podrán tener un equipo de trabajo, y dentro de estos haber sub-equipos, etc. En caso de tener más de diez personas asignadas directamente, deberías pensar en proponer la necesidad de personal de apoyo, ya que según mi experiencia es muy difícil coordinar a más de diez personas independientemente del tipo de proyecto. Dicho personal de apoyo podría ser un director adjunto, un director técnico o similares.

Además deberás tratar con los clientes internos (directiva) y externos en caso de haberlos.

Puede haber otros stakeholders con los que tratar que no sean ni clientes ni compañeros internos, pero no los vamos a considerar en esta entrada.

Reunión

Dada esta constelación, ¿qué meetings periódicos son recomendables para gestionar un proyecto?

  • Reuniones de proyecto. Una reunión semanal con todo el equipo directamente a tu cargo. Esta reunión la utilizarás para informar de temas generales y asegurarte de que todos los compañeros tienen una visión global del proyecto. Cada participante debería comunicar brevemente el estado de su trabajo y la reunión no debería durar más de dos horas, ya que se trata de informar al equipo y no de solucionar o discutir problemas con todo el equipo. Yo suelo tener esta reunión los miércoles por la tarde.
  • Reuniones individuales. Para evitar ser bombardeado cada día con preguntas y toma de decisiones por parte de tu equipo, te recomiendo organizar reuniones periódicas con cada componente del mismo por separado. Una hora con cada uno debería ser suficiente para revisar los puntos pendientes y tomar decisiones en caso de ser necesario. Yo suelo dedicar el martes por completo a estas reuniones. Supone “sacrificar” un día de trabajo pero hacer esto te evitará muchas reuniones espontáneas y correos electrónicos, ya que los integrantes de tu equipo sabrán que pueden tratar los temas pendientes en la próxima reunión.
  • Revisión de proyecto / Project Review. Esta reunión normalmente se hará una vez al mes y sirve para informar a nuestros clientes internos y/o directiva del estado del proyecto. La duración será de una o dos horas y normalmente las empresas tienen un estándar que dice los temas a tratar durante la reunión y los documentos a preparar antes de la misma. La preparación de esta reunión puede ser desde una hora a varios días dependiendo de los requerimientos de la empresa.
  • Reunión externa. En caso de tener clientes externos normalmente tendremos también una reunión mensual de características similares al punto anterior.

Estas serían las reuniones periódicas a tener en cuenta en un proyecto típico. Además, lógicamente vamos a tener reuniones especiales para tratar de temas críticos o problemas que surjan a lo largo del proyecto y cuya discusión no tenga cabida en las reuniones listadas anteriormente o para coordinar a varias personas en temas que no incumban a todo el equipo. De todos modos, una vez organizadas las reuniones periódicas descritas en este artículo la cantidad de reuniones adicionales no debería ser muy importante.

Como punto final, desde Gestión de Proyectos Master te invitamos a trasladar esta estructura de reuniones a todos tus subordinados que tengan un grupo de trabajo a su cargo, como por ejemplo el responsable técnico del proyecto. Es decir, cualquier responsable de un grupo de trabajo debería tener al menos una reunión de equipo semanal y una reunión por separado con cada uno de los integrantes de su equipo.