En la entrada sobre monitorización y control explicábamos hace tiempo su importancia y el hecho de que abarca todos los campos de la Dirección de Proyectos. Tomando un enfoque algo más práctico, en esta entrada hablaremos de las tareas fundamentales que debemos considerar en nuestro día a día para no dejar de lado el área de monitorización o seguimiento del proyecto.
El seguimiento del proyecto tiene los siguientes fines principales:
- Documentación del estado del proyecto. Esto nos sirve para transmitir la información actual del proyecto tanto a la directiva como al cliente.
- Identificación de desviaciones. La comparación del estado actual con la planificación nos permite identificar desviaciones en plazos, costes o alcance. Además, dichas desviaciones se pueden documentar de un modo objetivo para su posterior evaluación.
- Toma de decisiones. Los dos factores anteriores a su vez nos facilitan la evaluación de las consecuencias de posibles escenarios. Gracias a ello podemos tomar las decisiones necesarias para reaccionar a las desviaciones.
Pasos necesarios para monitorizar un proyecto
A continuación enumeramos los pasos necesarios para realizar una correcta monitorización de nuestro proyecto.
1 – Preparación de la línea base. La línea base es el resultado de una buena planificación del proyecto y contiene información sobre las actividades necesarias, los plazos e interdependencias y sus costes. La línea base será la referencia sobre la que posteriormente evaluaremos el desarrollo del proyecto, así que debemos invertir el tiempo necesario para lograr una línea base lo mejor posible.
2 – Determinación del estado actual. Esta actividad será realizada con una periodicidad de entre una semana y tres meses dependiendo del tamaño y duración del proyecto. Como regla general debería representar un 5% del tiempo de trabajo del Gestor del Proyecto y de los principales responsables de los paquetes de trabajo. La determinación del estado actual consiste en documentar el porcentaje de cumplimiento de las diferentes actividades. Las dos maneras principales de obtener el estado actual de un proyecto son:
- Pedir la elaboración de reportes semanales o mensuales por parte de los principales responsables de los paquetes de trabajo.
- Organizar reuniones periódicas a tal efecto. En nuestro caso preferimos claramente esta opción, pues centra las determinación del estado actual en una reunión y evita discusiones posteriores basadas en el contenido del reporte.
En ambos casos deberemos pedir información sobre alcance, comunicación, progreso de actividades, interfaces, plazos de finalización, gastos, calidad, riesgos y oportunidades.
3 – Actualización del diagrama de Gantt y los costes. Esta actividad requiere de un esfuerzo similar a la determinación del estado actual y consiste en documentar el mismo en el diagrama de Gantt y en la planificación de costes. El resultado será un cronograma y costes actualizados.
4 – Análisis y documentación. El análisis de todo lo anterior y la representación de curvas de progreso, camino crítico y lista de milestones nos aportará una representación gráfica del estado actual que será utilizada para analizar las desviaciones con respecto a la línea base, las posibles maneras de reaccionar a las mismas y por último para documentar el estado actual en nuestros informes del proyecto.
5 – El último paso consistirá en el control de las desviaciones, preparando planes de acción para minimizar el impacto y el riesgo de las mismas. Es importante analizar correctamente la causa de las desviaciones llegando a su raíz para eliminarlas en el futuro.
Para más información puedes consultar esta otra entrada sobre la Supervisión del Proyecto:
