Supervisión

En el área de supervisión se enmarcan las actividades y procesos dedicados a monitorizar y controlar el proyecto.

Estas actividades se realizan de manera paralela a todo el resto de actividades del proyecto, y en especial las que pertenecen a las áreas de planificación y ejecución como vemos en la siguiente imagen.

Ciclo de vida en Gestión de Proyectos

Cuando hablamos de monitorización y control deberemos considerar que cada una de las áreas de conocimiento en Gestión de Proyectos requiere de este tipo de actividades:

  • Integración. Supervisión de las actividades del proyecto
  • Alcance. Análisis de los requerimientos y validación de los mismos de cara al cliente; actividades asociadas a comprobar que el alcance es el requerido por el proyecto,
  • Plazos. Control del programa, normalmente actualizando el diagrama de Gantt y comparándolo con la línea base para identificar y analizar desviaciones.
  • Costes. Control de costes. Pronóstico de los costes totales del proyecto y comparación con el presupuesto asociado al mismo.
  • Calidad. Supervisión de las actividades de calidad, control de la calidad.
  • Recursos humanos. El PMBOK no asocia actividades a esta área de conocimiento, pero es necesario comprobar regularmente que tenemos a los recursos necesarios asociados al proyecto. Estas actividades son especialmente importantes en estructuras matriciales, en las cuales los diferentes proyectos pueden crear situaciones conflictivas cuando requieren los mismos recursos.
  • Comunicación. Control de las comunicaciones del proyecto.
  • Riesgos. La monitorización y control de riesgos supone revisar continuamente los mismos y redefinir los planes de actuación o el presupuesto asociado a riesgos no identificados en caso de cambios.
  • Adquisiciones. Monitorización y control de los servicios y productos adquiridos para el proyecto. Para pedidos importantes, estas actividades a su vez requieren que el suministrador aporte información sobre el resto de áreas de conocimiento, pero asociadas a su parte del proyecto.
  • Stakeholders. Actividades de supervisión de las relaciones con los stakeholders.

En muchas empresas se realizan reuniones mensuales o incluso semanales de revisión de proyectos. Durante las mismas, el jefe de proyecto es encargado de presentar a la gerencia la situación actual del proyecto en las áreas listadas anteriormente.

Estas reuniones, además de ser una oportunidad de poner sobre la mesa problemas que puedan ser solucionados por el Management, suponen una ayuda para obligarnos a no olvidar las actividades de supervisión, las cuales se suelen dejar de lado en caso de no haber reuniones de proyecto ya que no parecen ser actividades productivas a primera vista. Sin embargo, una correcta monitorización y control te facilita sobremanera la labor de saber dónde están y pueden estar los problemas del proyecto en un futuro. Además, conocer la situación global del proyecto y pronosticar el resultado final del mismo refuerza tu imagen como jefe de proyectos y aumenta la confianza de tus superiores.

Por todo lo anterior nuestra recomendación es que organices revisiones periódicas del proyecto, incluso si no están previstas en los procesos de tu empresa. En caso de que la Dirección no quiera ser informada personalmente de manera regular, entonces nuestra recomendación es que planifiques la producción de informes mensuales del proyecto, lo que te obligará a poner el énfasis necesario en las actividades de supervisión.