Cierre

El área de procesos y actividades de cierre se ocupa de la correcta finalización y documentación del proyecto, junto a la liberación de los recursos asociados al mismo.

En esta parte el jefe de proyecto se encarga de asegurar que los entregables han sido correctamente finalizados según su definición en el plan de gestión del proyecto incluyendo los posibles cambios en el alcance acordados durante el transcurso del proyecto. Además, deberá asegurarse que estos entregables han sido suministrados correctamente al cliente final tal y como se definieron las condiciones de entrega.

Se debe tener en cuenta que el alcance normalmente no es solamente la entrega de un producto, sino que también lo puede ser su instalación y puesta en funcionamiento, su documentación o su correcta certificación. Por eso es necesario confirmar que todo el alcance ha sido considerado para cerrar el proyecto.

El correcto cierre del proyecto también supone recibir todos los pagos pendientes (en caso de proyectos externos) y realizar un cierre del proyecto en el sistema contable que nos permita calcular los costes totales y la rentabilidad del mismo.

Además de lo anterior es importante hacer hincapié en las lecciones aprendidas durante el proyecto (lessons learned), las cuales deberán ser correctamente documentadas y servirán de punto de partida para la actualización de los procesos y estándares de la empresa. Esto nos asegura una mejora continua en la realización de los proyectos y por tanto un aumento de la competitividad muy necesario para progresar como empresa.

Por último deberemos liberar al equipo de proyecto restante. Aunque depende del tamaño y duración del proyecto, es recomendable organizar algún tipo de celebración que marque claramente el final del proyecto, lo cual ayuda a crear un sentimiento de éxito en el equipo y prepara mentalmente al mismo para el siguiente reto.

De manera similar a como cerramos nuestro proyecto deberemos también cerrar nuestros pedidos, ocupándonos sobre todo de comprobar que el alcance acordado ha sido completamente suministrado, asegurando que mantenemos nuestros derechos de cara a posibles reclamaciones y realizando los últimos pagos si todo está bajo contrato. Además, las lecciones aprendidas deberán documentar nuestra relación con los proveedores e intentar proponer mejoras para futuros pedidos. En muchos casos las empresas también poseen una base de datos con valoraciones de los proveedores que deberemos alimentar.