Documentación de las lecciones aprendidas / lessons learned

Una de las responsabilidades del Director de Proyectos durante la fase de cierre es la documentación adecuada de las lecciones aprendidas o lessons learned. Mediante las mismas se pretende archivar la experiencia acumulada a lo largo del proyecto de manera que los conocimientos adquiridos puedan ser utilizados en futuros proyectos.

Los puntos más importantes a documentar son los siguientes:

  • Principales errores cometidos y cómo se podrían evitar la próxima vez
  • Riesgos identificados y acontecidos durante la ejecución
  • Oportunidades realizadas y estrategia utilizada. Ideas de otras oportunidades que se podrían generar en proyectos futuros
  • Procesos y técnicas utilizados durante el proyecto. Desviaciones con respecto a los estándares de nuestra empresa
  • Recomendaciones, propuestas de cambio, advertencias…

Cómo y cuándo documentar las lecciones aprendidas

Aunque la documentación de las lecciones aprendidas es una tarea a realizar dentro del grupo de procesos de cierre, es muy recomendable no dejar dicho trabajo para el final del proyecto puesto que de este modo perderemos una gran cantidad de información por el camino. En Gestión de Proyectos Master incluimos la documentación de lessons learned en los informes internos periódicos (normalmente mensuales), de manera que nos obligamos a escribir las lecciones aprendidas a lo largo del proyecto. Además de ello nos encargamos de integrar a todo el equipo en dicha tarea, puesto que las lecciones aprendidas no son solamente cosa del Jefe de Proyectos sino de todo el equipo. De este modo nos aseguramos de repasar adecuadamente la iniciación, planificación, ejecución, supervisión y cierre desde diferentes puntos de vista.

Una documentación adecuada a lo largo de la vida del proyecto nos facilitará enormemente la etapa de finalización, puesto que en la misma nos limitaremos a repasar las lessons learned y pulir su documentación, añadiendo únicamente un resumen del proyecto y las impresiones finales.

Utilización de las lecciones aprendidas

Una vez finalizada la documentación de las lecciones aprendidas deberemos pasar a su publicación y almacenamiento como parte de las herramientas de la empresa, de manera que nuestros compañeros tengan acceso a las mismas y puedan utilizarlas.

En muchas organizaciones se presenta un resumen del proyecto y de las lecciones aprendidas al finalizar el mismo para que la información esencial sea transmitida de una forma directa dentro de la empresa. Es evidente que la documentación en sí misma no asegura que nuestros compañeros sepan de su existencia, así que recomendamos la presentación de los resultados y lessons learned como parte de las reuniones de departamento con el resto de directores de proyectos.

De un modo similar, cuando comencemos un nuevo proyecto deberemos repasar las lecciones aprendidas en proyectos similares realizados en el pasado. En caso de dudas o de necesitar información adicional podemos contactar con el equipo que realizó dicho proyecto, el cual normalmente estará encantado de ayudarnos en la medida de lo posible.

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