Siete pasos para organizar y gestionar reuniones de proyecto productivas

Aunque organizar y dirigir reuniones parezca algo sencillo, mi experiencia me dice que muchos meetings suceden de manera muy diferente a como debería ser. Por ello, aquí en Gestión de Proyectos Master te ofrecemos unas instrucciones para organizar meetings de manera eficiente.

1 – Define cuál es el objetivo del meeting

Piensa en los objetivos Smart. Deberás formular un objetivo específico, medible y que sea posible alcanzar en la duración de la reunión.

2 – Cuestiona si es necesaria una reunión

Después de formular claramente el objetivo piensa una vez más si una reunión es realmente necesaria. En muchas empresas se tiende a hacer demasiadas reuniones. Una reunión será necesaria en caso de que se deba realizar un trabajo conjunto, tomar decisiones o informar de algo a un grupo de personas.

3 – Agenda / Participantes

Me gusta pensar en estas dos cosas como un único punto para destacar su interdependencia. Con el objetivo que has definido en mente, piensa en los pasos necesarios para llegar al mismo, creando una agenda preliminar. A la hora de dar estos pasos, ¿qué personas pueden ayudar o deben tomar decisiones? Es importante diferenciar entre personas que deben participar activamente en la reunión porque deben tomar decisiones durante la reunión o pueden aportar algo en la búsqueda de una solución y personas a las que será suficiente informar a posteriori. Recuerda que todos los participantes van a querer aportar algo y por lo tanto a mayor número de participantes más larga será la reunión, no por ello siendo más efectiva. Por lo tanto, piensa críticamente en los participantes necesarios e intenta reducir el grupo en lo posible.

Ahora piensa: ¿debo retocar la agenda para involucrar a los participantes, por ejemplo añadiendo una pequeña introducción? ¿Será necesario un resumen final?

4 – Duración

Para pensar correctamente en la agenda y los participantes deberás haber imaginado cómo va a transcurrir la reunión, por lo que ahora será posible hacer también una estimación de la duración necesaria. Deberás planificar una duración justa pero suficiente, para no bloquear a tus compañeros durante más tiempo del necesario pero a la vez asegurar que es posible acabar la reunión correctamente con todos los participantes presentes.

5 – La invitación

Asegúrate de reservar una sala suficientemente grande para los participantes, haciendo que se sientan cómodos. Piensa en el horario adecuado, no necesariamente el lunes por la mañana o el viernes por la tarde, y chequea el horario de los participantes para no crear conflictos.

Evita cambiar la sala, hora o día de la reunión una vez hayas mandado la invitación. Además, no canceles una reunión a no ser que sea totalmente necesario. Todo esto ayudará a que tus compañeros sepan que tus reuniones son importantes y no se aplazan, lo que hará que sean más reservados a la hora de propones cambios a las mismas.

Escribe el objetivo y la agenda en la invitación y asegúrate de que los participantes los leen previamente.

6 – La reunión

Empieza repasando el objetivo y la agenda. Haz hincapié en el tiempo disponible.

Aclara al principio quién será encargado de escribir el acta de reunión. Si la labor de moderación no es muy exigente, entonces recomiendo que te encargues tú mismo de escribir el acta.

Dirige la reunión haciendo que el grupo se focalice en la agenda y el objetivo. Recuérdalo todas las veces que sea necesario. Además, es conveniente que intentes que todos los invitados aporten a la reunión.

Da las gracias al final de la reunión y destaca los resultados y todo aquello que hayas encontrado positivo.

7 – Después de la reunión

Envía el acta de reunión lo antes posible, de manera ideal el mismo día. Pon en copia a las personas que no hayan asistido pero deban ser informadas.

Si alguna decisión es especialmente importante, entonces quizás sea necesario informar personalmente a las personas que no estuvieron presentes en la reunión para asegurarnos de que conocen sus resultados, ya que mandarles el mail en copia podría no ser suficiente.

Seguir estos pasos de manera constante hará que tus reuniones sean cada vez más efectivas, lo cual agradecerán tus compañeros y superiores.

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Desde Gestión de Proyectos Master te deseamos mucho éxito en tus reuniones.