La área de planificación nos permitirá pasar de una definición superficial del proyecto (la contenida en el Project Charter) a una definición mucho más específica del alcance, los plazos y los recursos y costes necesarios.
Durante la planificación nos ocuparemos también de definir la manera de trabajar durante el proyecto y cómo tratar con los posibles cambios que aparezcan en el camino.
Echando un vistazo al triángulo de hierro podemos ver más claramente los campos a definir:
Alcance
Aquí será necesario definir detalladamente los entregables al final del proyecto, pero también todos los productos, documentos y pasos intermedios para llegar al resultado final serán parte de la planificación. Así, idealmente al final de los procesos de planificación tendremos un listado completo de todas las actividades a realizar a lo largo del proyecto.
Plazo
De manera similar a lo que ocurre con el alcance, no se trata solamente de estimar un plazo para la entrega final, sino de estimar y fijar el plazo para cada una de las actividades necesarias para acabar el proyecto. Una vez tengamos esa estimación, podremos colocar todas las actividades en un diagrama de Gantt teniendo en cuenta las relaciones entre las mismas, lo que nos dará una visión del plazo total del proyecto y de los caminos críticos.
Costes
Típicamente el alcance y el plazo son las variables predefinidas en el proyecto. Tras la preparación de las actividades anteriores será posible estimar los recursos necesarios para realizar el trabajo en el plazo requerido. Esta estimación de los recursos, junto con las necesidades de material, nos darán como resultado el coste asociado al proyecto. Conviene recordar que una correcta estimación de costes ha de considerar los riesgos asociados al proyecto. Hablaremos detalladamente sobre este tema más adelante.
Iteraciones
Debido a la relación intrínseca entre las tres variables básicas del proyecto, el cambio de una variable necesariamente implica el cambio de al menos una de las otras variables. Además, esto sucede siempre en dirección contraria. Es decir, por ejemplo recortar (mejorar) el plazo de entrega implica necesariamente bien reducir (empeorar) el alcance o aumentar (empeorar) el coste. De igual manera ocurre con el resto de las variables.
Por eso mismo tras la estimación de alcance, plazo y coste normalmente tendremos una diferencia con las expectativas por parte del Sponsor que ha sido plasmada en el Project Charter. Por ello será necesario “renegociar” estas tres variables, de manera que ajustemos alcance, plazo y coste para hacer viable el proyecto y asegurar que se cumplirán las expectativas del Sponsor.
Además de fijar el marco del proyecto, la área de planificación se ocupa de definir los procesos y actividades que serán utilizados en el proyecto para gestionar los diferentes ámbitos del mismo. Los planes de gestión de calidad, plazos, alcance, adquisiciones, recursos humanos, etc. normalmente se agrupan en lo que se denomina el Project Management Plan.
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