Todos tenemos muy claro que como Gestores de Proyectos somos responsables de los costes, el alcance, el plazo de entrega y la calidad de nuestro proyecto.
Sin embargo, en la mayoría de los casos no es ni viable ni recomendable que carguemos nosotros solos con toda esta responsabilidad. Es por ello que es fundamental delegar correctamente partes de dicha responsabilidad en nuestro equipo de trabajo.
Para delegar adecuadamente podemos ver a nuestro proyecto como la elaboración de una gran tarta. Deberemos ocuparnos de que su forma y tamaño sean los acordados (alcance), de que esté listo el día requerido (plazos), de que el coste de fabricación no supere el calculado (costes) y de que el sabor sea el esperado por el cliente (calidad).
Para la preparación de una tarta no necesitamos delegar o repartir la responsabilidad puesto que básicamente nos podemos ocupar de todo por nosotros mismos. Ocurre igual cuando realizamos proyectos más bien pequeños en cuanto a volumen y relativamente sencillos de organizar.
Sin embargo, si imaginamos un pedido de 100 tartas a entregar en una semana entonces la cosa cambia. Estaremos de acuerdo en que para preparar un pedido así serán precisos un equipo de trabajo, una planificación (aunque sencilla) y un claro reparto de responsabilidades.
Lo que tienden a hacer los Gestores de Proyectos en un caso como el anterior es repartir las tareas pero seguir asumiendo toda la responsabilidad. Así, encargarán a una persona que haga la compra, a otra persona que bata los huevos, a otra que se encargue de preparar los ingredientes de dos tipos de tartas especiales, etc. Esto suele ocasionar situaciones en las que algunos de los trabajadores no saben con qué trabajo continuar, el Jefe de Proyecto acaba atacado de los nervios y al final no se consigue entregar a tiempo.
Lo que hará un Gestor de Proyectos con experiencia es definir equipos de trabajo y repartir las responsabilidades. Según nuestra experiencia, lo más sencillo es delegar responsabilidades basándose en particiones del alcance. Así, y siguiendo con el ejemplo anterior, podríamos tener a cinco personas responsables cada una de ellas de la elaboración de 20 tartas. Al repartir el trabajo de esta manera, es muy importante hacer hincapié en que cada una de esas personas deberá ser responsable a su vez del alcance, el plazo, los costes y la calidad de su parte del proyecto. Deberíamos por lo tanto definir y acordar dichos aspectos para cada uno de nuestros subproyectos o paquetes de trabajo, de manera que cada una de las personas sean conscientes de sus objetivos y de su responsabilidad.
Si vamos un paso más allá, veremos que a su vez cada uno de los responsables parciales podría definir subproyectos, paquetes de trabajo o simplemente tareas basándose en una distribución de sus responsabilidades entre los componentes de su equipo de trabajo, orientándose una vez más en dividir el alcance. Sin embargo, de cara al Gestor de Proyectos, dicha persona seguirá siendo responsable de alcance, plazo, costes y calidad de sus 20 tartas. De igual manera, el Gestor de Proyectos sigue siendo responsable general de todos los aspectos del proyecto completo.
Uno de los errores con los que nos solemos encontrar surge de no considerar todo lo anterior y tener, por ejemplo:
- Una persona encargada de aclarar aspectos de ingeniería de uno de nuestros pedidos
- Otra persona encargada del programa (Schedule) de todo el proyecto
- Considerar únicamente al Jefe de Proyectos como el responsable de todos los costes
De esta manera no existe por ejemplo una persona responsable de todos los aspectos relevantes de una subcontrata, sino que la responsabilidad se reparte de manera poco clara entre diferentes personas, lo que crea lagunas y malentendidos pero sobre todo dificulta una ejecución exitosa. Por todo lo anterior recomendamos encarecidamente dividir el alcance en partes y asignar claramente a un responsable para cada una de esas partes.
