La necesidad de definir las responsabilidades dentro de un proyecto

Muchos de los problemas que solemos afrontar en un proyecto tienen su origen en la falta de una clara definición de las responsabilidades. En cuanto comenzamos a indagar sobre las causas del problema vemos cómo las personas y departamentos se echan las culpas los unos a los otros:

“No es mi trabajo ocuparme de que enviemos la orden de pedido”

“Yo no soy responsable de la parte técnica”

“Los plazos los lleva Fulanito”

“Necesitamos comprar estas piezas, así que no me importa el precio”

“El encargado de ventas se olvidó de calcular esta parte”

Todas estas afirmaciones suenan a excusa, pero en muchas ocasiones simplemente expresan la sincera opinión del trabajador, el cual no se siente responsable de los problemas que aparecen en el proyecto.

Como Gestor de Proyectos tenemos la responsabilidad total sobre el mismo en lo que respecta a plazos, alcance, costes y calidad. Nuestro trabajo es dividir dicha responsabilidad en partes totalmente claras y hacernos cargo de que los responsables que definimos entienden y aceptan dicha responsabilidad.

Si, por ejemplo, decidimos hacer a una persona responsable de los costes y a otra persona de los plazos mientras que una tercera persona es responsable de la parte técnica, entonces afrontaremos problemas a la hora de designar quién es responsable de los fallos realizados en el pedido de un suministro. Aquí es importante entender que el asignar la responsabilidad no necesariamente lleva consigo el “castigar” al responsable, sino que simplemente es necesario para entender la causa del problema y evitar que vuelva a suceder.

Imaginemos que en el proyecto anterior el transformador de media tensión necesario para un proyecto se ha pedido con retraso. Entonces de acuerdo a nuestro ejemplo anterior nosotros entenderíamos que el responsable ha sido el encargado de los plazos, pero seguramente dicho trabajador nos dirá que la culpa fue del encargado de compras porque no ejecutó el pedido con suficiente rapidez, en cual a su vez seguramente diga que el responsable técnico tardó demasiado en responder a las cuestiones del proveedor, y así sucesivamente. En esta situación es imposible entender la causa real del problema y actuar para evitar que dicho problema vuelva a suceder.

Por ello tendría mucho más sentido asignar a un responsable del transformador, el cual hereda absoluta responsabilidad en cuanto a plazos, costes, alcance y calidad. De esta manera dicha persona puede entender mucho más fácilmente los objetivos de su trabajo y reaccionar cuando cualquiera de las variables no se corresponda con lo acordado.

Es por lo que en Gestión de Proyectos Master recomendamos dividir el proyecto en paquetes de trabajo o sub-proyectos, asignando conjuntamente la responsabilidad del triángulo del proyecto a los diferentes encargados. En caso de no poder definir sub-proyectos o carecer de los líderes que dirijan correctamente los mismos, la manera de organizar un proyecto suele ser por departamentos (mecánica, electrónica, software…), en cuyo caso deberemos prestar especial atención a todas las interconexiones entre los diferentes departamentos, además de dejar claro si trabajamos en un ambiente de obligación de entrega o recogida.

Por último, siempre es recomendable dialogar con los componentes del equipo y escuchar detenidamente cómo entienden las diferentes responsabilidades para identificar posibles lagunas o intersecciones en las mismas.