Tanto para luchar contra el estrés como para avanzar en tu carrera profesional es fundamental que logres tener una alta productividad. Esto te dará una cierta ventaja con respecto al resto de trabajadores y a la larga justificará un nivel salarial mayor. Veamos a continuación cinco sencillos puntos para mejorar notablemente tu productividad.
1 – Utiliza una buena lista de tareas
Debes probar diferentes métodos, tales como escribir las tareas en un cuaderno, apuntarlas en Outlook o en One Note o simplemente anotar los puntos pendientes en una tabla Excel. Existen muchas posibilidades y deberás encontrar la más adecuada para ti. En este proceso de búsqueda del método más adecuado te recomendamos que pienses que el cuidado de la lista de tareas debe ser un trabajo rápido y sencillo puesto que no queremos que nos cause un esfuerzo adicional, así que evita utilizar métodos que te supongan un gran esfuerzo.
Nosotros recomendamos la utilización de Excel por su sencillez, aunque One Note tiene la gran ventaja de poder ser sincronizado con el móvil fácilmente, lo que te permitirá apuntar ideas o tareas en cualquier momento. Quizás una combinación de las dos herramientas sea lo más adecuado tal y como explicábamos en esta entrada.
En la lista debes apuntar todas las tareas que identifiques, independientemente de cuándo deben ser realizadas. Además de ello asignarás un nivel de prioridad y una fecha de realización a cada tarea. Esto te permitirá filtrar fácilmente aquellas tareas que deben ser realizadas cada día para enfocarte en ellas. A su vez, tendrás el resto de tareas anotadas y “aparcadas” para el futuro, lo cual hará que no necesites concentrarte en recordar todo lo que debes hacer puesto que todo está apuntado en la lista.
Por último, recomendamos repasar la lista al final del día y prepararla filtrando el trabajo a realizar para el día posterior. Así sabremos desde el inicio del próximo día de trabajo qué es lo que queremos hacer durante el mismo.
2 – Define tus tareas correctamente
Este punto está relacionado íntimamente con el anterior. Debemos definir las tareas de manera Smart. Lo más importante es que intentes definir tareas que puedan ser realizadas en un día de trabajo y con unas condiciones claras de finalización. Si simplemente defines tu tarea por ejemplo como “trabajar en proyecto” no puedes medir su realización y seguramente tengas la sensación de no progresar en tu trabajo. Con pequeñas tareas puedes avanzar continuamente y tachar cada día varias líneas de tu lista de tareas, lo que de seguro te va a motivar para progresar.
3 – Crea hábitos de trabajo
Muchos compañeros pierden el tiempo durante las primeras horas de trabajo puesto que no consiguen concentrarse. Para evitar que te pase lo mismo, deberás crear una rutina que te ayude a comenzar a trabajar. Una rutina hace que el comienzo de tu día de trabajo acabe sucediendo de manera casi automática. Cuando logres trabajar al cien por cien desde el primer minuto en la oficina observarás un aumento radical de tu productividad.
Mi rutina es: llegar al trabajo, saludar a mis compañeros, encender el ordenador, buscar un café, abrir la lista de tareas, realizar la primera de ellas y después abrir Outlook. Con esta rutina me obligo a mí mismo a realizar la primera de las tareas antes de revisar el correo. Esto me da una sensación de productividad desde el inicio del día y hace que tras revisar el correo continúe con las siguientes actividades. Por cierto, la rutina es muy similar después de comer para evitar caer en un momento de baja productividad distrayéndome con cosas innecesarias.
4 – Observa en qué utilizas el tiempo
Te recomendamos que seas consciente de cómo utilizas tu tiempo. Puedes usar una lista, un programa de ordenador o una aplicación para ello. Independientemente de cómo lo hagas, lo importante es que obtengas un registro del tiempo que dedicas a cosas como: revisar correo, hablar por teléfono, organizar o participar en reuniones, trabajar en las diferentes herramientas que utilices, planificar tus tareas, hacer pausa, charlar con tus compañeros, visitar páginas de internet. Si realizas este registro durante unas semanas podrás analizar de qué manera pierdes más tiempo y si dedicas el tiempo suficiente a tus tareas principales. Además, podrás medir el resultado de hacer cambios como crear una rutina para comenzar a trabajar o mejorar tu lista de tareas pendientes.
5 – Aprende a parar de trabajar
Reconocemos que aprender a parar de trabajar suena extraño como uno de los puntos para aumentar tu productividad, pero es algo esencial. Hay dos aspectos muy importantes al respecto: saber dar por finalizada una tarea y acabar la jornada laboral.
La regla de Pareto nos explicaba que el último 20% de una tarea supone el 80% del trabajo. Por ello debemos preguntarnos si es necesario realizar una tarea al 100% o si nos basta con el primer 80%. En mi caso, cuando la carga de trabajo hace que mi lista de tareas para un día sea muy grande, entonces he asumido que es imposible alcanzar un alto nivel de calidad. Es por eso que he aprendido a darme por satisfecho cuando he alcanzado el 80% para el que necesito invertir el 20% del trabajo. Esto puede significar que no reviso un documento preparado por uno de mis trabajadores, que simplifico la descripción del estado de un proyecto o que asumo que el presupuesto necesario para el proyecto no ha cambiado con respecto al mes anterior. Este tipo de simplificación del trabajo hace que ahorre mucho tiempo sacrificando algo de calidad, algo perfectamente asumible en una situación de gran carga de trabajo. A veces el perfeccionismo puede ser tu mayor enemigo, así que debes aprender a controlar el nivel de calidad que puedes y quieres suministrar en tu trabajo.
En cuanto a acabar la jornada laboral por supuesto debes tener una cierta flexibilidad, pero es importante que evites quemarte definiendo un tiempo límite para dejar la oficina. No te lleves trabajo a casa, intenta no exceder las diez horas de trabajo al día y no trabajes el fin de semana. El descanso y una vida equilibrada son necesarios para rendir en el trabajo, y tú eres la primera persona que debe preocuparse por esto. Recomendamos que apuntes en una tabla Excel la cantidad de horas trabajadas y que no dudes en marcharte pronto a casa cuando no haya mucho trabajo para recuperar motivación y energía. Se consecuente y deja la oficina en cuanto hayas realizado las tareas que te has propuesto hacer en el día, así te premiarás a ti mismo cuando seas efectivo por reducir las horas de trabajo. De lo contrario, a la larga no existe ninguna motivación real para ser productivo puesto que cada vez tendrás más trabajo que realizar. Si limitas tu tiempo de manera consecuente te obligarás a ti mismo a ser más productivo, lo que a su vez te capacitará para realizar mayor cantidad de trabajo cuando sea necesario.
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