Cómo gestionar las tareas pendientes en un proyecto

A lo largo de mi experiencia como Gestor de Proyectos he probado muchos métodos para documentar, asignar y controlar tareas relacionadas con el proyecto. Este es el método que utilizo actualmente y que he encontrado el más útil:

Actas de reunión

En la medida de lo posible escribo yo mismo las actas de reunión. De este modo me aseguro de que las tareas son descritas claramente y que se les asigna un responsable y un tiempo de ejecución. Con el paso del tiempo he observado que el resto del personal aprende a valorar esta forma de trabajo y comienzan a documentar las reuniones de la misma manera.

Durante la reunión escribo el acta en OneNote con el siguiente formato:

Tema: abc

Participantes: abc, def

Tarea Responsable Fecha entrega
     

Escribir el acta durante la reunión puede hacer que la misma dure algunos minutos más, pero la gran ventaja es que todos los participantes acuerdan el contenido del acta y la descripción de las acciones necesarias durante la reunión, con lo cual no hay discusiones después de la misma. Además, de esta manera el acta se puede enviar inmediatamente después de la reunión y no días o incluso semanas más tarde. De hecho suelo enviar un email a todos los participantes directamente al acabar la reunión.

OneNote permite asignar Action Items a las tareas descritas en cada acta de reunión. Además se pueden visualizar y priorizar las acciones de modo que resulta muy fácil tener una vista general de todos los puntos pendientes.

Emails

Llevo unos años utilizando Outlook, pero en otros programas de correo electrónico como Lotus Notes se puede trabajar de manera similar.

En Outlook asigno una bandera roja a los mails que debo contestar o que implican una acción necesaria por mi parte. Esta bandera roja la elimino solamente cuando he acabado la acción requerida. Mucha gente marca como no leídos aquellos correos que requieren de una acción por su parte, pero al cabo del tiempo (como muy tarde durante las vacaciones o días libres) se acaban mezclando estos correos con aquellos que simplemente no han sido leídos, lo cual dificulta la organización del trabajo. Por eso recomiendo trabajar con las banderas.

Además de ello, controlo el trabajo del resto de departamentos mediante el uso de categorías. Cada color se corresponde con un departamento/responsable. Por ejemplo: compras, diseño, testing, fabricación, management… De este modo, usando el filtro por categorías puedo ver en todo momento cuáles son los puntos pendientes de mi interlocutor y así recordárselos o simplemente preguntar por su estado. Es un modo muy sencillo de revisar los correos pendientes de cada persona o departamento de manera rápida.

Listas Excel

Además de lo anterior utilizo listas Excel para documentar el estado de los puntos pendientes y su variación a lo largo del tiempo. El Outlook elimino la marca de categoría de un mail una vez éste ha pasado a la lista de puntos pendientes. De esta manera no hay acciones duplicadas. De manera análoga, elimino la marca de punto pendiente en OneNote en el momento en que ese punto pasa a formar parte de la lista de puntos pendientes.

Digamos que las marcas en Emails y actas de reuniones las hago de manera temporal (una o dos semanas) y después los paso a una lista de puntos pendientes.

Mi lista de puntos pendientes contiene la información siguiente:

Tema Descripción Tarea Fecha creación Fecha entrega Responsable Comentarios Link
             

Algunos comentarios al respecto:

  • El tema lo utilizo para filtrar por categorías, con lo cual puedo introducir el departamento, el paquete de trabajo, etc.
  • En la fecha de entrega, en caso de retrasos suelo añadir una nueva columna para indicar que la fecha acordada al inicio era otra. De este modo se pueden ver los retrasos en cada actividad, lo que aumenta la presión por acabar el trabajo (a nadie le gusta ver tan claramente que no está cumpliendo con sus fechas).
  • Suele ser muy útil tener un link a un correo o un documento para poder revisar rápidamente de qué se trata o cuál es el estado de la tarea.

tareas pendientes

Revisión

Una vez a la semana dedico una reunión de aproximadamente una hora de duración con cada uno de los responsables parciales en el proyecto. Durante la misma realizo las siguientes actividades:

  • Repaso de las acciones pendientes en actas de reunión. En el caso de que haya acciones no cerradas, éstas pasan a formar parte de la lista Excel.
  • Repaso de los mails pendientes. En el caso de que haya respuestas/acciones pendientes, éstos pasan a formar parte de la lista Excel.
  • Repaso de la lista Excel y documentación del estado de los puntos pendientes. Documentación de los nuevos objetivos para la próxima semana.

Según nuestra experiencia, aunque al principio esta reunión puede durar algo más, al cabo de dos o tres semanas se suele estabilizar la duración en una hora. Además encuentro que este tiempo es una medida bastante justa del nivel de detalle en que debemos repasar las actividades de nuestro trabajador para una semana, aunque por supuesto esto varía dependiendo del nivel de experiencia de cada trabajador. Para integrantes del equipo nuevos y con poca experiencia podremos necesitar dos horas, mientras que en caso contrario quizás media hora sea suficiente.

Desde Gestión de Proyectos Master os animamos a probar esta manera de organizar vuestros proyectos y estaremos encantados de recibir vuestros comentarios al respecto.

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