Factores ambientales en Gestión de Proyectos

Todo proyecto se realiza dentro de un marco formado por la empresa, las personas afectadas, la localización, el mercado etc. Este marco conlleva un conjunto de factores que no podemos influenciar activamente y que tienen una repercusión que puede ser desde mínima hasta decisiva en la realización de nuestro proyecto.

Los factores ambientales son por lo tanto condiciones externas que tienen influencia sobre el proyecto. En este artículo listamos y analizamos los posibles factores ambientales que debemos conocer y considerar.

Empresa

La empresa u organización en la que realizamos el proyecto aporta una serie de factores ambientales propios, como pueden ser:

  • Tipo de estructura (normalmente por proyectos o matricial). La estructura influye en muchísimos aspectos en nuestro proyecto, por lo que recomendamos leer la entrada enlazada.
  • El conjunto de procesos y estándares de la empresa que definen cómo se trabaja en la misma. Esto también incluye información importante sobre quién ha de firmar los pedidos o qué proceso es necesario para aumentar los recursos en nuestro proyecto, etc.
  • Sistemas de evaluación y motivación. De igual manera debemos conocer los sistemas como reuniones de personal, fijación y evaluación de objetivos y similares dedicados a motivar y premiar a los trabajadores.
  • Valores y cultura. Definen en gran medida el comportamiento de los trabajadores y las espectativas y modo de reaccionar de la dirección. Por supuesto no encontraremos información al respecto en ningún documento, pero es algo que diferencia en gran medida a unas empresas de otras. Por ejemplo, el hábito de ser puntual en las reuniones puede venir de la cultura de la empresa, y yo de hecho he vivido cómo en unas empresas todo el mundo llega puntual mientras que en otras lo raro es hacerlo.
  • Canales de información. En especial los dedicados a informar sobre nuestro proyecto, y que deberemos considerar en la elaboración del plan de gestión de comunicaciones.
  • La estrategia de la empresa determinará en algunos casos la prioridad de nuestro proyecto o algunas decisiones dentro del mismo. Es por eso recomendable conocer la misma e interiorizarla, puesto que igual que el resto de factores ambientales es algo que no podemos cambiar.

Recursos

Tanto tecnológicos como humanos, los recursos son en gran medida factores ambientales puesto que nuestra influencia sobre los mismos será muy reducida o incluso nula.

  • Las herramientas, software, materiales o equipos de que disponemos para la realización de nuestro proyecto. Por ejemplo, los programas de diseño disponibles o la utilización de un sistema ERP pueden ser muy relevantes.
  • Sistemas de información. En relación con el punto anterior encontramos bases de datos, lessons learned, intranet, Wikis… que podremos o deberemos utilizar en nuestro proyecto.
  • Recursos humanos. Normalmente deberemos utilizar los recursos de personal de la empresa, por lo que se pueden considerar un factor ambiental cuando tenemos una influencia muy reducida o nula sobre los mismos. Su experiencia y formación, pero también la distribución geográfica del equipo, por ejemplo con el equipo de programación en la India o la fabricación en China, deben ser también considerados.

Autoridades

Dependientes de la industria y el lugar de ejecución, tenemos los siguientes factores ambientales.

  • Estándares. Normas de obligado cumplimiento según la ley vigente o el contrato. Se puede tratar de leyes o normas internacionales, continentales o propias del país o región en la que se produce o instala el proyecto. También podemos tener normas y estándares propios de la empresa, como por ejemplo relacionados con compliance, con contabilidad o en algunos casos también con temas técnicos.
  • Organismos y procesos. Las empresas y personas encargadas de la certificación con sus correspondientes procesos y plazos, pueden ser muy relevantes en nuestro proyecto. Especialmente en proyectos internacionales es importantísimo conocer las normas así como los procesos de legalización.

Mercado

Se trata quizás del factor ambiental más difuso y difícil de estimar, pero puede tener un gran peso especialmente en proyectos de larga duración en los que las condiciones del mercado puedan cambiar durante su ejecución. La situación económica general, la situación en nuestro mercado en particular, la existencia de competencia, etc. también tendrán influencia sobre nuestro proyecto. La situación del mercado puede alterar la presión, las prioridades y el interés en nuestro proyecto.

Conclusión

Los factores ambientales son condiciones externas que tienen influencia sobre el proyecto. Si bien no es posible cambiarlos, es muy importante conocerlos y considerarlos en la planificación de nuestro proyecto.

Es por eso que recomendamos preparar una lista de los factores ambientales de nuestro proyecto, para lo cual podemos utilizar como guía los puntos explicados en este artículo. Puesto que algunos factores ambientales pueden cambiar a lo largo del proyecto, también es recomendable revisar dicha lista cada cierto tiempo.

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