Áreas de conocimiento – Adquisiciones

Esta área de conocimiento trata de la planificación, ejecución, control y cierre de pedidos de productos o servicios que son necesarios para el proyecto.

Típicamente vamos a necesitar de productos o servicios de otras empresas durante la ejecución del proyecto. En un proyecto de desarrollo de software puede ser que subcontratemos algunos paquetes de trabajo a otras empresas o que compremos trabajadores temporales. En un típico proyecto EPC (ingeniería, procuración y construcción) subcontrataremos partes de la ingeniería (por ejemplo la obra civil), deberemos pedir el material o subsistemas necesarios y quizás subcontratemos la instalación si nuestra empresa no tiene los recursos necesarios. En un proyecto de desarrollo de un producto será necesario hacer pedidos para desarrollo de algunas partes del producto, producción de piezas, realización de tests o quizás el montaje final.

En todos los casos anteriores será necesario planificar qué necesitaremos, si lo podemos hacer nosotros mismos o debemos hacer un pedido, a qué empresas vamos a pedir oferta, quién va a ser encargado de coordinar los pedidos o quién debe aprobar los pedidos.

También será importante realizar un control de los pedidos, en términos de calidad, plazos y costes. Para ello es recomendable fijar reuniones periódicas (típicamente mensuales) para revisar el estado de los pedidos y organizar acciones en caso de ser necesarias debido a desviaciones en el plan.

Por último deberemos ocuparnos del cierre de los pedidos, esto es, realizar los pagos correspondientes, documentar el período de garantía, devolver los bonos, etc.

Aunque en tu empresa la mayor parte de este trabajo sea realizada por el departamento de compras, es muy recomendable que como jefe de proyectos mantengas contacto constante con este departamento y te ocupes de que todas las actividades son realizadas de acuerdo a los objetivos del proyecto. Deberás impedir que se hagan pedidos por encima del presupuesto, o que los plazos de entrega se retrasen produciendo nuevos riesgos para el proyecto.