Cuando tenemos reuniones de proyecto en las que hay un aspecto creativo, como cuando tratamos de identificar tareas necesarias para realizar el proyecto o discutimos posibles soluciones a un problema, es muy recomendable visualizar los temas que estamos tratando. Para ello, un método muy sencillo es utilizar el material que suele estar disponible en las salas de reuniones para evitar discutir solamente de manera verbal e intentar plasmar nuestras ideas de manera escrita. Esto nos ayudará tanto a evitar malentendidos como a asegurar que mantenemos la concentración del grupo en una determinada tarea.
En Gestión de Proyectos Master recomendamos dos métodos muy simples que nos ayudarán a aumentar considerablemente la efectividad de nuestras reuniones:
Pizarras / Papelógrafo (flip chart)
Las pizarras pueden ser muy útiles para dibujar diagramas de flujo que muestren el proceso que estamos discutiendo. Por ejemplo, podemos representar los diferentes pasos necesarios para alcanzar una solución, identificando a los responsables en cada paso. También podemos representar esquemáticamente un documento diferenciando sus partes, o listar los inputs y outputs correspondientes a un proceso.
Recuerda, representando aquello que estamos discutiendo como un diagrama ayudamos a aclarar los conceptos y a evitar distracciones. Además, el resultado de la reunión queda automáticamente plasmado en la pizarra y es acordado por los participantes ya que ellos forman parte del resultado. El acta de reunión puede ser simplemente una fotografía de la pizarra que se enviará a posteriori a los participantes.
Tablón de notas (pin board)
Entendemos como tablón de notas un gran tablero en el que se pueden clavar notas. En su defecto podemos usar una pared en combinación con post-its. Su uso es recomendable cuando estamos identificando tareas que se deben realizar para completar una tarea mayor o una fase del proyecto. Gracias a la flexibilidad que nos aportan estas herramientas, podemos mover las tareas para agruparlas o formar un diagrama de Gantt preliminar.
Otro uso frecuente de estas herramientas es en reuniones diarias de proyecto, por ejemplo en el método SCRUMM, para gestionar las tareas planificadas y las que se están realizando en cada momento.
En el método Kanban, las tareas irán moviéndose de izquierda a derecha en el tablero o pared mientras pasan los estados planificación, en desarrollo, en revisión y finalizada.
Te animamos a reflexionar sobre el uso que le das a estas dos herramientas en tus reuniones de proyecto y a experimentar con dichas herramientas para aumentar la productividad de las reuniones.
