Tres consejos para ahorrar una hora de trabajo al día

Cuando alguien me pide consejo para llegar a ser Jefe de Proyectos o para mejorar como tal y contribuir en mayor medida al éxito de su empresa, suelo responder indicando aquello que considero que me aporta una mayor ventaja sobre la gran mayoría de los profesionales con los que trabajo en mis proyectos.

Mis tres consejos al respecto no se refieren a la realización de cursos o a leer libros, sino que son recomendaciones mucho más prácticas y que se centran en aumentar la velocidad y efectividad con la que trabajamos, puesto que en la mayoría de los casos el gran problema con el que luchamos en nuestro trabajo como Jefes de Proyectos es la falta de tiempo. Estos tres consejos, que además deberías intentar aplicar en el mismo orden en que los describo, pueden hacer que ahorres hasta una hora de trabajo al día. Ese tiempo lo puedes utilizar para poder realizar una mayor carga de trabajo o simplemente para revisar riesgos, planes de acción, recursos, costes adicionales, contratos, etc. Es decir, aquello para lo que no solemos tener tiempo suficiente y que sin duda es una parte importantísima de nuestro trabajo.

Te invitamos por ello a aplicar nuestros consejos y a hacernos llegar tu experiencia al respecto.

Aprende mecanografía

En la era digital cada vez utilizamos más el correo electrónico, escribimos actas de reunión y documentamos en general el desarrollo de nuestros proyectos.

Es por ello que la capacidad de escribir rápidamente utilizando el teclado de nuestra computadora es algo esencial. No dejo de observar la gran diferencia en la capacidad de escribir entre personas que han aprendido mecanografía debidamente y utilizan todos los dedos de sus manos para escribir sin necesidad de mirar el teclado, y aquellas que simplemente han aprendido de manera intuitiva. Las segundas tienden a hacer más errores al escribir y necesitan alternar su mirada constantemente entre el teclado y la pantalla para comprobar lo que han escrito, lo que les resta mucha velocidad de escritura.

Esta diferencia, que en principio podría parecer minúscula, otorga una ventaja esencial a aquellos que hemos aprendido mecanografía en la era digital. Ser mucho más rápidos a la hora de escribir correos electrónicos o actas de reunión nos ahorra tiempo, pero lo que es más importante, hace que no tengamos reparos en dejar las cosas por escrito, lo que es una ventaja muy importante de cara a la dirección y el desarrollo de proyectos.

Además, hoy en día disponemos tanto de herramientas online como de software destinado a aprender mecanografía, en muchos casos totalmente gratis. Por ello te instamos a que comiences desde ya a mejorar y acelerar tu escritura en el ordenador.

Aprende a utilizar la búsqueda en Outlook

Hace poco tiempo leía un artículo que decía que el trabajador medio dedica cerca de una hora al día a buscar documentos y correos electrónicos. Esto es algo que experimento a menudo cuando trabajo junto con algunos de mis compañeros, y es que no son capaces de encontrar emails que recibieron la semana pasada, y mucho menos correos relacionados con un tema en concreto y con varios meses de antigüedad.

Muchas personas dedican un tiempo considerable a organizar sus correos electrónicos en carpetas y subcarpetas como si de archivadores y separadores se tratase. Sin embargo, este tipo de organización, análoga a la que hacemos con el papel, pierde gran parte de su sentido cuando hablamos de documentos electrónicos.

Imagina que pudieses tener todos tus documentos personales revueltos en una habitación, pero que al gritar por ejemplo “declaración de la renta de 2013” o “factura de la luz de hace dos meses” el documento que buscas se presentase ante ti como por arte de magia. Seguramente no perderías el tiempo en organizar tus documentos en carpetas y subcarpetas, ¿no crees? Sencillamente amontonarías todos tus documentos en un lugar sabiendo que cuando necesites algo eres capaz de encontrarlo con tan sólo definir lo que buscas.

Pues bien, debes pensar en tu programa de correo electrónico y su función de búsqueda como en la habitación mágica descrita en el párrafo anterior. Para encontrar tus correos rápidamente no es necesario que organices los mismos en carpetas, es más, yo considero una pérdida de tiempo el hacerlo. Debes aprender a utilizar las funciones de búsqueda de tu programa de correo electrónico y escribir debidamente el asunto de tus correos electrónicos (por ejemplo indicando en el mismo el nombre del proyecto al que se refiere el correo).

Recomendamos la lectura de nuestro artículo sobre cómo buscar (y encontrar) correos en Outlook para comenzar inmediatamente a mejorar tus resultados al respecto.

Escribe tus actas de reunión en One Note

Como gestor de proyectos, el software que más utilizo con una gran diferencia con respecto a cualquier otro es Outlook, Excel y One Note. Los dos primeros son usados con toda seguridad asiduamente por los Gestores de Proyectos que leen este blog. Sin embargo, no dejo de sorprenderme al ver que One Note es todavía un gran desconocido en nuestra profesión.

Básicamente, One Note es un libro de notas en formato electrónico. En él puedes documentar tus ideas, tus cosas que hacer (To Do list) y lo que es más importante, tus actas de reunión. Las dos grandes ventajas de utilizar este programa es que puedes enviar las actas de reunión inmediatamente por correo electrónico puesto que ya las tienes escritas al acabar la reunión y que puedes utilizar fácilmente las funciones de búsqueda en todas tus actas de reunión relacionadas con un proyecto. De hecho, me he acostumbrado a no llevar papel a ninguna de mis reuniones para así obligarme a mí mismo a escribir todo directamente en One Note. No te engañes, si escribes primero en papel nunca encontrarás tiempo para pasar el acta a ordenador.

Por último, es posible sincronizar One Note en tu computadora y tu teléfono móvil, por lo que podrás tomar notas o apuntar ideas en cualquier momento, lo que ayuda a rebajar el nivel de estrés, puesto que en cuanto anotas tus ideas no tienes que esforzarte en recordarlas hasta que llegues al trabajo.