Tipos de contratos y cómo elegir el más adecuado

Tanto si somos contratados para realizar un proyecto como si subcontratamos paquetes de trabajo a empresas externas, el contrato entre ambas partes es el documento base que fija alcance, plazo y pagos a realizar. Como Gestor de Proyectos tenemos una gran influencia sobre el tipo de contrato que se acuerde con la empresa implicada, y deberemos conocer las ventajas y desventajas de los tipos de contratos para elegir el más adecuado en cada situación.

Existen tres grandes conjuntos que abarcan los posibles tipos de contratos en Gestión de Proyectos.

1 – Contrato de precio fijo (fixed Price)

En este tipo de contrato se determina un precio fijo para toda la actividad y material a suministrar. Dicho precio no variará siempre que las condiciones iniciales del acuerdo no lo hagan. Es importante entender que en este tipo de contrato no se fijan cantidades de material u horas de trabajo, sino que el contratista hace una estimación de las mismas basándose en los documentos de la licitación generados por el cliente. El precio final contiene tanto provisiones de riesgo como un beneficio para el contratista.

Aunque en principio este tipo de contrato parece implicar un bajo riesgo para el cliente, cualquier cambio con respecto a los términos acordados en el contrato supone una oportunidad para exigir costes adicionales o extensión de plazos por parte del contratista. Así pues, es recomendable utilizar un contrato de precio fijo cuando la planificación sea lo suficientemente detallada como para no esperar grandes cambios durante la ejecución del proyecto.

2 – Contrato por costes reembolsables (cost-reimbursable)

La filosofía de este tipo de contrato es completamente opuesta al contrato de precio fijo. En este caso el cliente se compromete a pagar al contratista todos los costes del proyecto más un porcentaje adicional acordado contractualmente.

Los costes deben ser mostrados de manera transparente mediante facturas y hojas de trabajo, y su comprobación supone una tarea extra por parte del cliente. Además, el precio final del contrato es desconocido, lo que dificulta la planificación de los costes del proyecto.

3 – Contrato por tiempos y materiales (time and material)

Es una combinación de los dos anteriores. En el contrato se fija el precio por unidad de material y hora de trabajo. El precio final es el resultado de multiplicar las cantidades por los precios unitarios. De esta manera, la cantidad final es un riesgo del cliente mientras que el precio de compra por unidad es riesgo del contratista.

Este tipo de contrato supone una repartición equitativa del riesgo en el caso de que la planificación inicial no sea lo suficientemente detallada como para utilizar un contrato de precio fijo. Sin embargo, al igual que en el contrato por costes reembolsables, el contratista tiene interés en aumentar las cantidades en todo lo posible para maximizar sus ganancias.

Comparación de los diferentes tipos de contratos en Gestión de Proyectos

La teoría tradicional de Gestión de Proyectos nos dice que, a la hora de subcontratar partes del proyecto, el contrato de precio fijo supone el menor riesgo para nuestra organización. Después tendríamos al contrato de tiempo y materiales y por último, el mayor riesgo lo tenemos en el contrato de costes reembolsables.

Sin embargo, según nuestra experiencia el riesgo está íntimamente relacionado con otros factores como la planificación realizada, el precio de compra o el contratista con el que trabajamos. Como ejemplo, un contrato de precio fijo con un subcontratista con problemas económicos puede acabar resultando mucho más caro de lo esperado inicialmente, ya sea porque el subcontratista intente aumentar el precio mediante reclamaciones de cambios o porque se niegue a continuar realizando el trabajo en un momento dado.

En la tabla siguiente mostramos las principales ventajas y desventajas para el comprador al utilizar los diferentes tipos de contratos de Gestión de Proyectos. Dicha tabla te ayudará a entender las diferencias entre los mismos.

Cómo decidir el tipo de contrato a utilizar

Para decidir el tipo de contrato que vamos a utilizar deberemos tener en cuenta factores como:

• Grado de definición del alcance. Como hemos visto anteriormente, solamente una buena planificación permite el uso de un contrato de precio fijo.
• Posibilidades de incumplimiento de las precondiciones del contrato. Si tenemos dudas sobre el cumplimiento de las condiciones necesarias para permitir el trabajo de nuestro subcontratista, entonces es mejor utilizar un contrato por costes reembolsables para evitar tediosas discusiones contractuales.
• Recursos destinados a la supervisión del subcontratista. Si pretendemos utilizar un contrato por costes reembolsables o por tiempo y materiales, deberemos dedicar un esfuerzo adicional a la supervisión del subcontratista y a la comprobación de facturas para evitar costes adicionales.
• Urgencia del comienzo de los trabajos. Si debemos comenzar lo antes posible, entonces un contrato por tiempos y materiales será lo más aconsejable ya que el proceso de contratación de los otros dos tipos es considerablemente mayor.
• Experiencia en el tipo de proyecto. El contrato de precio fijo normalmente requiere una experiencia en el sector y tipo de proyecto para estimar adecuadamente los posibles problemas y el precio asociado a los mismos. Además, es más difícil evaluar las diferentes ofertas y evitar comprar demasiado caro o barato.
• Relación de nuestra empresa con el subcontratista. En el caso de haber trabajado anteriormente con el subcontratista, la experiencia anterior nos ayudará a decidir cuál es el tipo de contrato más conveniente.
• Estado económico del proyecto y del subcontratista. La presión económica en nuestro proyecto y en las empresas que forman parte del contrato supone un factor importante en la decisión del tipo del mismo.

Conclusión

El uso de incentivos, la repartición del riesgo entre las dos partes y las condiciones de pago originan además diferentes subtipos de contratos dentro de las tres clases principales. También es posible combinar diferentes tipos de contratos en una única adjudicación. De este modo siempre existe la posibilidad de adaptar nuestro contrato a los requisitos de cada situación, algo que deberemos hacer junto con el departamento de compras para optimizar el desarrollo de nuestro proyecto.

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Plan de gestión de adquisiciones y suministros – Procurement management plan