En este artículo anterior describíamos la preparación y ejecución de las reuniones internas de revisión del proyecto. En el caso de proyectos con clientes externos, en especial los de ingeniería y construcción, además de la revisión interna tendremos una revisión externa que comúnmente se realizará cada mes.
Para la misma reutilizaremos muchos de los datos preparados para la reunión interna, pero además deberemos poner un especial énfasis en las interfaces con el cliente y la correcta documentación del progreso del proyecto.
Informe
Es fundamental la preparación y envío de un informe mensual del proyecto. A pesar de que suponga un esfuerzo adicional, la utilidad del mismo en posteriores discusiones con el cliente es inmensa. El informe deberá presentar la situación actual del proyecto en cuanto a alcance, plazos y calidad. Evidentemente no deberemos informar sobre los costes del proyecto, pero sí sobre el estado de los pagos del cliente. También es recomendable incluir una lista con el estado de sobrecostes y reclamaciones, así como discusiones pendientes. Por último recomendamos añadir una lista de riesgos, indicando especialmente aquellos sobre los cuales esperamos una reacción del cliente.
En caso de que el cliente no requiera un informe por tu parte te aconsejamos que lo suministres de todos modos. Según nuestra experiencia el cliente estará contento de recibir mensualmente la información sobre el proyecto y además te ayudará en caso de posibles problemas en el futuro. Aquí tienes una plantilla para el informe mensual que puedes utilizar en tus proyectos.
Agenda
La agenda de la reunión de revisión del proyecto sería la siguiente:
- Revisión de los puntos pendientes en el acta de reunión de la última revisión del proyecto.
- Revisión del informe del proyecto. Aquí simplemente repasaremos el informe del proyecto, haciendo especial hincapié en los puntos que consideremos críticos para el avance del mismo.
- Acciones necesarias. Para finalizar la reunión, se recomienda acordar un plan de acción según lo discutido durante la reunión. Las acciones deberán incluir un responsable y un plazo de ejecución para poder ser revisadas correctamente en la siguiente reunión.
Preparación
La reunión externa de revisión se basa en el informe mensual del proyecto, así que no requiere una preparación especial. De todos modos creemos conveniente repasar el proceso a seguir para preparar los informes mensuales:
- Tercera semana del mes: revisión de las actividades de ingeniería y compras, documentación del estado actual y del estado previsto a final de mes. Actualización de los riesgos y oportunidades, costes del proyecto y planificación de los costes previstos para completar el proyecto. Es recomendable realizar estas revisiones por departamentos.
- Cuarta semana del mes: documentación del estado actual de las actividades en la obra. En especial es recomendable revisar el cronograma, preparar un reportaje fotográfico y listar los problemas surgidos que puedan ocasionar sobrecostes o retrasos.
- Primera semana del mes siguiente: revisar que las actividades de ingeniería y compras se han completado tal y como estaba previsto, preparar una actualización oficial del diagrama de Gantt, finalizar y enviar los informes interno y externo del proyecto.
- Segunda semana del mes siguiente: preparar la presentación y realizar la revisión interna del proyecto.
La reunión
Como ya hemos explicado anteriormente, en la gran mayoría de los casos las reuniones serán realizadas mensualmente.
La duración de la reunión externa de revisión del proyecto es de entre una hora y tres horas dependiendo del tamaño, complejidad e importancia del proyecto. Las personas invitadas a la reunión deberán ser acordadas al inicio del proyecto, pero normalmente el grupo de asistentes estará formado por el jefe de proyecto, el responsable directo de la contabilidad del proyecto y el jefe técnico por parte de la empresa ejecutante. Por parte del cliente tendremos al responsable de compras y al jefe de proyecto. Por supuesto, dependiendo del proyecto el grupo de asistentes puede ser extendido a conveniencia. Para el caso de un proyecto de ejecución de un ciclo combinado he llegado a tener reuniones de revisión con unos quince participantes.
El jefe de proyecto es el encargado de mostrar el estado del proyecto mediante el repaso del informe mensual.
Conclusión
El informe y la revisión mensual del proyecto es una herramienta de gran utilidad para la documentación del progreso. Si tu proyecto no requiere el envío de informes mensuales recomendamos encarecidamente que acuerdes con el cliente el contenido de los mismos y lo introduzcas por tu propio bien. Además, si el cliente no requiere contractualmente la ejecución de reuniones mensuales también recomendamos que las propongas. Según nuestra experiencia, el cliente lo verá como un valor añadido que mejorará las probabilidades de éxito del proyecto.
