Como hemos comentado anteriormente, plazo y costes son dos factores importantes en la elaboración de proyectos que dependen directamente el uno del otro. Como tales, son variables que debemos supervisar continuamente.
A lo largo del tiempo me he dado cuenta de que para hacer lo anterior suele ser muy útil traducir mentalmente entre tiempo necesario y coste de realización de cualquier actividad.
Por ejemplo, cuando realizas una reunión es importante que te plantees, además del tiempo empleado en la misma (por ejemplo dos horas), cuál es el coste de realización. Si hay cinco participantes en la reunión, entonces el coste será el equivalente a diez horas de trabajo calculadas con el coste por hora de cada uno de los asistentes. Realizar esa misma reunión en las oficinas del cliente supone un coste añadido para el desplazamiento (taxis, billetes de avión), y dependiendo del sistema de remuneración el coste de personal asociado al tiempo de viaje.
Para hacer lo que proponemos en este artículo es importante que como jefe de proyecto dispongas de la información necesaria. Por tanto te recomendamos que, en caso de no conocerlos, preguntes los costes de la hora de trabajo del personal asociado a tu proyecto. Normalmente estos serán los costes que se cargan a tu proyecto y que por tanto influyen en su resultado. También deberías conocer la manera en que se carga el resto de costes a tu proyecto, como gastos de ventas, investigación y desarrollo, cómo se factura el uso de oficinas, etc.
Volviendo al ejemplo anterior, si piensas en los gastos asociados al viaje podría ser interesante organizar una reunión telefónica aun a riesgo de que la duración sea mucho mayor ya que los gastos totales no aumentarían.
En instalaciones o trabajos subcontratados suele ser interesante hacer la operación contraria, traduciendo costes en tiempo de trabajo. Por ejemplo, una oferta para una instalación eléctrica por 9.750 €, imaginando un precio típico de 65 €/hora (precio de compra, no coste interno de la empresa), supondría (9.750/65=) 150 horas de trabajo. Eso supone quince días de trabajo a diez horas al día, lo cual para un equipo de dos personas sería siete días y medio. Una vez hemos hecho este tipo de traducción es mucho más fácil evaluar si creemos que el precio es plausible o no.
Intenta realizar este tipo de conversiones entre tiempo y costes en tu día a día para ganar poco a poco soltura en estimaciones rápidas. Esto te ayudará enormemente a la hora de tomar decisiones que involucren tiempo y dinero en tus proyectos.
