Monitorización y control

Existen labores de monitorización y control asociadas a cada una de las áreas de conocimiento en Gestión de Proyectos. De esta manera, las actividades de monitorización y control se encargarán de revisar continuamente el estado de cada una de dichas áreas en el proyecto, lo que ayudará a determinar acciones en caso de haber desviaciones que lo requieran.

Aunque el PMI entiende que las actividades de monitorización y control son realizadas continuamente a lo largo del proyecto, a nosotros nos gusta recomendar una versión más práctica de la misma que consiste en organizar reuniones periódicas de revisión del estado del proyecto, reuniones en torno a las cuales se reforzarán especialmente las actividades de monitorización y control.

A excepción del área de recursos humanos, todas las áreas de conocimiento restantes tienen asociadas actividades relacionadas con la monitorización y control del proyecto.

De manera periódica, normalmente una vez al mes, el jefe de proyecto deberá ocuparse de que el estado del proyecto sea analizado y documentado. Al menos las siguientes actividades deberán ser realizadas a tal efecto:

• Monitorización y control del estado de las actividades en el diagrama de Gantt. Con tal fin se deberá analizar junto con los responsables de cada actividad qué porcentaje ha sido cumplimentado, además de identificar posibles retrasos en la finalización de paquetes de trabajo.
• Monitorización y control de los costes. De manera similar, los costes incurridos hasta el momento tanto en personal como en material deberán ser analizados, verificados y comparados con la planificación.
• Monitorización y control de la calidad. El plan de calidad deberá ser revisado para asegurar su cumplimiento. En especial, las labores de documentación, diseño y producción deberán ser realizadas de acuerdo a los estándares de calidad de la empresa.
• Monitorización y control de riesgos. Una tabla deberá documentar los riesgos identificados hasta el momento, junto con su impacto y probabilidad de ocurrencia. De manera periódica, el equipo de proyecto deberá revisar dicha tabla, actualizando sus valores, las acciones necesarias para evitar riesgos, añadiendo nuevos riesgos identificados y borrando riesgos que hayan sido evitados.
• Monitorización y control de las adquisiciones. Las adquisiciones realizadas para el proyecto deberán ser consideradas en los dos puntos anteriores o analizadas por separado. Sea como sea, los costes, plazos, calidad y riesgos de los principales suministros deberán ser revisados periódicamente por el equipo del proyecto.
• Monitorización y control de las comunicaciones y los stakeholders. De manera regular, el jefe de proyecto controlará y actualizará la tabla con el estado de los principales stakeholders del proyecto. Además, deberá supervisar que las comunicaciones están siendo realizadas de acuerdo al correspondiente plan de gestión, y actualizará el mismo en caso de ser necesario.
• Monitorización y control del alcance. El equipo de trabajo comprobará periódicamente que las actividades planificadas y realizadas en el proyecto están orientadas a suministrar el alcance acordado. De esta manera evitaremos que a lo largo del tiempo surja una diferencia sustancial entre lo que espera recibir el cliente y lo que el proyecto acabará suministrando.
• Monitorización y control de cambios. El jefe de proyecto supervisará que los cambios en el proyecto son propuestos, aprobados e implementados de acuerdo al correspondiente plan de gestión. Estas actividades están íntimamente relacionadas con el control de alcance y calidad, ambos puntos descritos más arriba.

La reunión periódica de revisión del proyecto deberá asegurar que todas las actividades son realizadas y documentadas por parte del equipo de proyecto. De esta manera se puede lograr de manera sencilla que todas las áreas de conocimiento sean controladas propiamente: integración, alcance, plazos, costes, calidad, recursos humanos, comunicación, riesgos, adquisiciones y stakeholders.