Decimos que un jefe de proyecto debe dedicar en torno al 90% de su tiempo de trabajo a la comunicación con el resto de stakeholders, principalmente clientes, equipo del proyecto y gerencia. En los últimos años es posible observar una clara tendencia a la comunicación escrita. Esto es debido básicamente a dos cosas:
1 – Las nuevas tecnologías. El uso de email en el trabajo, pero también de sms, whatsapp, Facebook o twitter fuera del mismo, hace que cada vez nos acostumbremos más al uso de la comunicación escrita. Además, debido a la carga de reuniones y viajes muchas veces es difícil localizar a nuestro interlocutor telefónicamente, por lo cual tendemos cada vez más a escribir un email. Incluso chateamos con nuestros compañeros de oficina en lugar de visitarles o llamarles por teléfono.
2 – La presión en los proyectos. Los presupuestos cada vez más ajustados debido a la competencia muchas veces internacional hacen que sea irremediable acabar discutiendo sobre el contrato, los plazos o el alcance del proyecto. Estas discusiones en algunos casos incluso acaban en arbitrajes o procesos judiciales. En estos casos es imprescindible tener una buena documentación escrita con actas de reunión, reportes, minutas de llamadas telefónicas, emails documentando las discusiones o avisos de riesgos, etc.
Si tenemos en cuenta que el 90% de tu tiempo de trabajo está dedicado a comunicar, y que una gran parte de esta documentación es por escrito, entonces es evidente que es importantísimo escribir correctamente y lo más rápido posible.
Escribir mejor
Escribir correctamente supone ser capaz de transmitir un mensaje de manera que el receptor lo entienda tal y como tú pretendes. Para ello será necesario cumplir con las siguientes condiciones:
1 – El mensaje se transmite con el tono apropiado
Este punto es mucho más complicado de lo que parece a priori. En la comunicación escrita no dispones del tono de voz y de la comunicación gestual, con lo cual es muy difícil aplicar el todo adecuado y asegurar que el mensaje llega al receptor en ese tono. De todos modos, es posible indicar un determinado todo en la manera de formular las tareas. Por ejemplo:
- Por favor, intenta acabar la presentación antes del viernes a las 12
- Por favor, entrega la presentación antes del viernes a las 12
- Debes entregar la presentación antes del viernes a las 12
Estos ejemplos son solamente una frase, pero ya se puede entrever en ellos un tono determinado y un tipo de relación entre el jefe de proyecto y el trabajador.
Es importante hacer hincapié en este punto a la hora de afrontar proyectos internacionales. Un correcto dominio del inglés requiere conocer estas diferencias en el uso de verbos y, para la comunicación verbal, los diferentes tonos que se pueden usar.
2 – El mensaje no se puede entender de varias maneras. Es decir, básicamente el mensaje deja claro el qué, el cuándo y el quién. Hemos visto muchas veces tanto en actas de reunión como en mails, formular tareas o acuerdos de modo muy poco preciso. Deberás pensar siempre en que una tercera persona, ajena a cualquier discusión que se haya llevado a cabo, debería ser capaz de entender lo que has escrito. Para ello muchas veces conviene usar el “menos es más”. Es decir, intenta no perderte en grandes explicaciones y formular los puntos principales de manera clara y concisa. Por ejemplo:
- Debido a la gran carga de trabajo se debería considerar la posibilidad de aumentar los recursos en tareas críticas del proyecto para asegurar el cumplimiento de plazos.
- Ramón preparará una propuesta hasta el día 15/03 con los recursos adicionales necesarios para las tareas críticas.
La primera variante no es suficientemente clara. Sin embargo, la segunda variante formula claramente una tarea, una responsabilidad y un plazo. En el segundo caso, incluso una persona totalmente ajena al proyecto y años después de la reunión preguntaría si Ramón preparó la propuesta hasta el día 15.
Intenta además reducir en lo posible el uso de abreviaturas, de términos propios del proyecto y de palabras con doble sentido para facilitar la comprensión en todo lo posible.
Consejo: Practica con un blog. Estoy convencido de que una gran ayuda en mi carrera profesional ha sido escribir un blog. Mi primer blog era más bien un diario personal en el que practicaba el aclarar mis pensamientos y ponerlos por escrito, dando un contexto o trasfondo a los mismos y también justificándolos en lo posible. Esto resultó ser un gran entrenamiento en los puntos anteriores.
Escribir rápidamente
La velocidad a la hora de escribir marca una gran diferencia entre gestores de proyectos. Piénsalo de este modo: si eres capaz de escribir al doble de velocidad que otro compañero, entonces eres capaz de coordinar el doble de rápido. Esto por supuesto no es del todo cierto, pero contiene una gran parte de verdad.
Los gestores de proyectos que nunca han aprendido mecanografía en condiciones tienden a dos cosas:
1 – Son demasiado vagos a la hora de protocolar reuniones. Este tipo de gestor se excusa en la importancia del contacto personal y se olvida de que en muchas ocasiones es necesario sacar un acta de reunión para proteger los intereses de su empresa o para recordar a sus trabajadores que se había acordado un plazo de entrega que no se ha cumplido. Sobre todo los compañeros con mayor experiencia te dirán que antes no se escribían tantos emails y también se acababan los proyectos, pero tú sabes que tanto el presupuesto como el plazo de ejecución de los mismos no tiene nada que ver con la actualidad.
2 – Necesitan demasiado tiempo para reaccionar a correos. Este tipo de gestor simplemente quiere hacer su trabajo correctamente pero no puede, ya que no es capaz de escribir y producir documentos a una velocidad acorde a su capacidad de pensar. En este caso sería conveniente tener a una persona que escribiera las actas y los correos en su nombre, pero en la mayoría de las empresas esta función ya no existe. Este tipo de persona está predestinada a sufrir problemas de estrés causados por la acumulación de tareas.
Nosotros no queremos ser un candidato a ninguna de las dos reacciones anteriores, por lo cual es muy importante que aprendamos mecanografía.
Consejo: yo aprendí mecanografía durante un curso de un mes en un verano. Ahora es más fácil y barato, puesto que existen páginas web y software que te enseñan paso por paso la colocación de los dedos y entrenan tu destreza mediante ejercicios. Muy recomendable es aprender de manera que no tengas que mirar al teclado para escribir, lo que hará que seas capaz de copiar textos fácilmente. Una vez memorizada la colocación de las teclas y aprendidos los movimientos básicos, solamente queda practicar, practicar y practicar. La buena noticia es que el entrenamiento perfecto es tu día a día, en el cual notarás que cada vez escribes más rápido y con menos fallos.
