Guía para las reuniones de revisión del proyecto

Este artículo trata sobre reuniones internas de revisión de proyecto (internal project reviews). Las reuniones externas serán tratadas en un artículo aparte.

El objetivo del Project Review es doble: por una parte asegurar que se lleva a cabo la monitorización y control del proyecto y por otra informar al equipo directivo sobre el estado el proyecto. Para asegurar el cumplimiento de ambos objetivos trataremos en este artículo la agenda necesaria, la preparación y la ejecución de las reuniones.

Agenda

La siguiente agenda puede ser utilizada para las reuniones internas de revisión de proyecto. Dicha agenda está preparada para asegurar que se cumplen los dos objetivos explicados anteriormente.

Para lograr que las diferentes reuniones de seguimiento resulten homogéneas, desde Gestión de Proyectos Master recomendamos la utilización de una presentación en Power Point que contenga la información listada a continuación:

1. Datos del proyecto. Es posible que el personal directivo realice reuniones de este tipo para cada proyecto, así que es recomendable recordar los datos más importantes del proyecto en una página, incluyendo a ser posible una foto representativa. Esto facilitará a los asistentes el entrar en materia.
2. Revisión de los puntos pendientes en el acta de reunión de la última revisión del proyecto.
3. Estado general. Dos o tres páginas deberían describir el estado actual de las actividades del proyecto. Aquí no se debería hablar sobre problemas, retrasos o razones para los mismos. Lo primero es dar una visión breve, superficial y objetiva del estado del proyecto.
4. Estado del alcance. Se deberán explicar cambios relevantes en el alcance, en caso de que los haya habido desde la última revisión del proyecto.
5. Estado de plazos. A tal efecto se deberá suministrar una versión muy reducida del programa conteniendo únicamente los hitos más importantes. Además, el jefe de proyecto deberá dar los datos de la planificación actual en caso de que hubiese desviaciones con respecto a la revisión anterior del proyecto.
6. Revisión de la tabla de riesgos y oportunidades. La presentación deberá mostrar al menos los riesgos y oportunidades principales (los tres mayores de cada tipo), así como el valor total de riesgos y oportunidades que se tiene en cuenta para el cálculo del resultado del proyecto. Aunque el estudio de riesgos y oportunidades es realizado por el equipo del proyecto conjuntamente con el jefe de proyecto, según nuestra experiencia esta tabla suele ser discutida en profundidad durante la reunión interna de revisión. La razón es que cualquier reducción de los riesgos totales supone una mejora del resultado del proyecto.
7. Relaciones con cliente y principales suministradores. Se deberá aportar una valoración de las relaciones con los principales stakeholders. Además, se ofrecerá información sobre el suministro de información y pagos por parte de los mismos, en cuanto a calidad y velocidad de reacción.
8. Estado de costes. Se mostrará el resultado esperado del proyecto, junto con un desglose de los grupos de costes indicando sus desviaciones con respecto al período anterior. Se recomienda tratar este punto al final de la reunión puesto que suele ser un tanto conflictivo cuando hay cambios en el resultado del proyecto. Además, los asistentes a la reunión pueden entender más fácilmente los posibles cambios tras haber visto en detalle el estado del proyecto.
9. Calidad. En cuanto a calidad, recomendamos incluir una hoja en la presentación que incluya una lista de los problemas de calidad aparecidos hasta la fecha en el proyecto, junto con los costes causados por los mismos.
10. Acciones necesarias. Para finalizar la reunión, se recomienda acordar un plan de acción según lo discutido durante la reunión. Nosotros recomendamos introducir previamente las acciones sugeridas por el jefe de proyecto, en especial cuando se requiere el apoyo del personal de dirección como en el caso de necesitar recursos adicionales o alguna decisión importante. En este espacio podemos también incluir decisiones realizadas por el equipo directivo en caso de que las haya.

Preparación

La preparación de las reuniones de revisión sucede idealmente de manera continua. Si suponemos que la revisión del proyecto se hace para meses completos entonces las reuniones se realizarán normalmente en la segunda semana del mes siguiente. El proceso a seguir para su preparación sería aproximadamente el siguiente:

• Tercera semana del mes: revisión de las actividades de ingeniería y compras, documentación del estado actual y del estado previsto a final de mes. Actualización de los riesgos y oportunidades, costes del proyecto y planificación de los costes previstos para completar el proyecto. Es recomendable realizar estas revisiones por departamentos.
• Cuarta semana del mes: documentación del estado actual de las actividades en la obra. En especial es recomendable revisar el cronograma, preparar un reportaje fotográfico y listar los problemas surgidos que puedan ocasionar sobrecostes o retrasos.
• Primera semana del mes siguiente: revisar que las actividades de ingeniería y compras se han completado tal y como estaba previsto, preparar una actualización oficial del diagrama de Gantt, finalizar y enviar los informes interno y externo del proyecto.
• Segunda semana del mes siguiente: preparar la presentación y realizar la revisión interna del proyecto.

La reunión

Aunque en algunos casos las reuniones de revisión del proyecto pueden realizarse semanal o trimestralmente, según nuestra experiencia lo más común es realizar este tipo de reuniones una vez al mes.

La duración de esta reunión es de entre media hora y dos horas dependiendo del tamaño, complejidad e importancia del proyecto. Las personas invitadas a la reunión deberán ser acordadas al inicio del proyecto, pero normalmente el grupo de asistentes estará formado por el jefe de proyecto, el responsable directo de la contabilidad del proyecto, el jefe de departamento y/o área, el responsable de calidad y el espónsor. De nuevo, dependiendo del proyecto el grupo de asistentes puede ser extendido a conveniencia. En mi caso he llegado a tener reuniones de revisión con hasta quince participantes.

El jefe de proyecto es el encargado de mostrar el estado del proyecto mediante la presentación. Se prestará especial atención a los cambios en el cronograma, el presupuesto y los riesgos. También se suelen revisar los pagos del cliente y el estado de los suministros.

Es especialmente importante escribir el resultado de la reunión en forma de un acta con las acciones acordadas y decisiones tomadas durante la misma. De este modo podremos referirnos a dichas actas a la hora de distribuir tareas tras la reunión.

Conclusión

Si tu empresa todavía no cuenta con un proceso dedicado a la revisión periódica del estado de los proyectos, nosotros te animamos a organizar dichas reuniones para tus proyectos. Estamos seguros de que tanto tus superiores como tu equipo de trabajo no tardarán en ver las virtudes de las mismas y acabarán instaurándolas para todos los proyectos de la empresa.