Cambiando la cultura empresarial

Con el paso del tiempo las empresas desarrollan una cultura empresarial formada por suposiciones, valores, sentimientos, formas de pensar y formas de actuar que perfilan la manera en que sus empleados interactúan y afrontan tanto las tareas habituales como sus retos laborales. En nuestro artículo sobre cultura empresarial puedes encontrar más información al respecto, así como ejemplos basados en mi propia experiencia laboral. Repasar dicho artículo te ayudará a entender qué es la cultura empresarial y también te hará ver la importancia del cambio.

En este artículo nos ocuparemos de explicar dicha importancia y entenderemos cómo planificar y ejecutar cambios en nuestra empresa de manera exitosa.

Por qué es importante el cambio

La cultura, junto a los procesos organizativos que están ligados fuertemente a ella, son algunos de los factores ambientales que influyen en mayor medida en el resultado de nuestros proyectos. Sin embargo, la importancia de la cultura empresarial es todavía mayor puesto que no solamente afecta a nuestros proyectos, sino que ejerce gran impacto en el resultado económico de la empresa a largo plazo. La cultura empresarial es en definitiva un factor decisivo en el éxito o fracaso de una empresa.

La cultura empresarial evoluciona de manera que tiende a empeorar los resultados de la empresa

Hay diversos estudios que corroboran la afirmación anterior. Esto es debido fundamentalmente a dos factores:

• Las personas con éxito se relajan y acomodan.
• La cultura de la empresa no evoluciona a la velocidad que lo hace el mundo externo.

Ambos fenómenos son especialmente apreciables en las grandes empresas y multinacionales, es lo que aquí hemos analizado como el morir de éxito.

Podemos concluir entonces que ajustar la cultura empresarial de manera habitual es crucial para lograr el éxito a largo plazo. Sin embargo, cambiar la cultura empresarial es una tarea muy complicada y para afrontarla con éxito deberemos saber cómo generar cambios con éxito.

Ejemplo de cambio

Antes de adentrarnos en el proceso de cambio organizacional me gustaría compartir un ejemplo sobre la necesidad de cambio. Se trata del que probablemente sea el ejemplo más extendido actualmente, especialmente en empresas de desarrollo de software: la implantación de una metodología ágil. Si bien hasta hace unas décadas el estándar para el desarrollo de proyectos era en cascada o Waterfall, las metodologías ágiles han ganado muchísimo terreno especialmente desde el cambio de siglo. Puedes leer más al respecto en gestión de proyectos ágil.

Adoptar dicha metodología supone un cambio en la manera de trabajar y en la estructura de una empresa, algo que afecta a grandes grupos de influencia, a estructuras y procesos de la empresa y al trato con los clientes.

En muchos casos las organizaciones afrontan grandes problemas al implementar el cambio en la manera de trabajar, y no es la excepción el caso que nos ocupa. Esto es algo que aparece muy presente en el informe anual sobre el estado de la agilidad. En concreto, el informe de 2020 (en inglés) menciona las siguientes causas como las cinco más comunes por las que fracasa la implementación de una metodología ágil:

1. Resistencia al cambio de forma general dentro de la organización (48%)
2. No hay suficiente participación de liderazgo (46%)
3. Procesos y prácticas inconsistentes entre los equipos (45%)
4. La cultura o filosofía de la empresa choca contra los principios de la agilidad (44%)
5. Falta de soporte por parte de la dirección (43%)

Estos cinco puntos nos dan una indicación muy clara de por qué fracasa el cambio. Presta atención a que ninguna de ellas está relacionada con comprender cómo funciona la metodología o con una falta de formación al respecto. En verdad todas ellas están relacionadas en mayor o menor medida con el hecho de que la cultura empresarial no está preparada para el uso de una metodología ágil.

Empieza por conocer la cultura de tu empresa

Una vez queda clara la importancia del cambio de la cultura empresarial y la relación entre el cambio de cultura y el cambio operativo, veamos cuál es la mejor manera de afrontar el cambio.

El primer paso, aunque lógico muchas veces es obviado. Se trata de tomar consciencia de nuestra cultura organizacional y de hacia dónde queremos llevarla para garantizar el éxito de nuestra empresa. La propia cultura nos da una importante información sobre cuál es la mejor manera de afrontar cambios, quién toma las decisiones, cómo explicar nuestras propuestas y qué tipo de cambios suelen ser vistos con buenos ojos.

Ser conscientes del tipo de cultura de nuestra empresa nos ayudará además a saber afrontar con éxito múltiples situaciones en nuestro trabajo como Gestores de Proyectos.

Repasar nuestro artículo sobre la cultura organizacional puede ser un buen punto de partida. Allí se explican los cuatro tipos básicos: control, colaboración, competición y cultivación. También vemos las diferencias en la toma de decisiones y en cómo afrontar cambios dependiendo del tipo de cultura. Recuerda que toda cultura empresarial se basa en una combinación de estas cuatro culturas organizacionales, pero lo más importante es identificar cuál es la cultura predominante en nuestra empresa.

Gestor de cambio

Dependiendo de diversos factores como la importancia del cambio y el nivel organizativo a partir del cual el mismo deberá surtir efecto, tenemos a dos posibles gestores del cambio:

• Integrante del equipo directivo. En este caso el gestor del cambio viene de un alto nivel en la organización de la empresa y es a la vez quien lo impulsa.
• Gerente de nivel medio o consultor externo. En el caso de cambios más pequeños o de menor importancia, o simplemente en organizaciones menos jerárquicas, el gestor de cambio suele ser un gerente intermedio como un jefe de proyectos o un consultor externo.

En la práctica la mayoría de las organizaciones no tiene un gerente que disponga del tiempo autoridad necesarios para impulsar el cambio de la manera adecuada. Este es de hecho uno de los principales factores que hacen fracasar el cambio. Se debe asignar el rol de gestor del cambio a una persona que pueda dedicar el tiempo necesario a esta tarea y, en caso de no tener capacidad de decisión, involucrar adecuadamente a una persona del equipo directivo en el proceso.

Ten siempre en mente que lograr un cambio efectivo es una tarea ardua que requiere de una gran cantidad de tiempo y dedicación. No se pueden lograr grandes resultados con poca dedicación, así que no subestimes el tiempo necesario a la hora de asignar un gestor que lidere del cambio.

Metodologías de cambio

Debido a la extensión de esta temática describiremos detalladamente los métodos de cambio en nuestros siguientes artículos:

• Los tres pasos fundamentales para lograr cambios
• Cambio en cascada
• Salto de fe

El miedo al cambio

Un concepto esencial relacionado con el cambio es el miedo.

La gran mayoría de las personas tiene miedo al cambio puesto que temen las implicaciones que el mismo tendrá en su trabajo y su futuro.

• Los directivos tienen miedo a que sus departamentos se vean reducidos, con lo que perderán influencia.
• Muchos mandos intermedios tienen miedo a que un cambio de organización haga que tengan que reorientarse.
• Los trabajadores tienen miedo a cambiar de puesto o a adquirir nuevas responsabilidades y no estar a la altura.
• Algunas personas temen que su puesto quede obsoleto.

Algunas personas ciertamente tienen motivos para tener miedo puesto que algunas de las suposiciones anteriores bien pueden ocurrir en el contexto de un cambio organizacional. Lo importante es que el gestor de cambio intente convertir los miedos en una acción positiva y que el cambio sea un factor motivador para afrontar una nueva formación o para hacer ver nuestra valía como trabajadores.

Tener miedo puede generar una acción positiva que no genera la indiferencia

Tener miedo es una señal de que estamos preparados para el cambio. Utiliza el miedo a tu favor.

Errores más comunes

En el imaginario colectivo parece existir una serie de ideas equivocadas sobre el proceso de cambio. Estas suposiciones y errores reducen las posibilidades de éxito del cambio, así que será importante que entendamos y expliquemos su invalidez en los inicios de cualquier proceso de cambio.

1. No se dedica suficiente tiempo al enfoque personal. Esto suele ocurrir cuando hay demasiada presión por parte de la dirección y se intenta imponer un cambio. El cambio tiene un impacto emocional en las personas, y éstas necesitan tiempo para interiorizar el cambio y para compartir su punto de vista. Además es importante dedicar tiempo a convencer a los trabajadores de la necesidad del cambio y motivarles para afrontarlo positivamente.
2. El cambio depende de una sola persona. Aunque tengamos un gestor de cambio, no debemos verter en esa persona toda la responsabilidad puesto que esto hará que el resto de la organización no se sienta responsable por implementar con éxito el cambio. Especialmente deberemos asegurarnos de involucrar de manera suficiente al equipo directivo.
3. Implementar un cambio erróneo. Debemos asegurarnos de conectar el cambio con el valor añadido para el equipo y/o el cliente. Ha de ser posible analizar y explicar los beneficios esperados y cómo el cambio aportará valor a la empresa. Esto es especialmente importante si el cambio afecta al cliente de manera directa.
4. Falta de criterios para medir el éxito del cambio. Deberemos definir criterios para medir los resultados del cambio antes de comenzar su implantación; por ejemplo calcular la satisfacción del cliente o de los trabajadores. Deberemos utilizar estos criterios para medir pequeños triunfos a lo largo del proceso de cambio. De esta manera los pequeños triunfos intermedios refuerzan la idea de la necesidad y efectividad del cambio.
5. Cerrar el proyecto de cambio demasiado pronto. El cambio no acaba con la implementación de nuevas estructuras o procesos. Debemos continuar nuestro trabajo para impedir que la organización vuelva a su estado original. Es crucial continuar hablando sobre el éxito del cambio y los resultados del mismo, generar historias alrededor del cambio que pasen a formar parte de la cultura de la empresa e incluir los cambios en el entrenamiento de nuevos trabajadores.

Conclusión

En este artículo hemos comenzado repasando la importancia del cambio para una empresa.

Especialmente la cultura empresarial es un factor decisivo, y el cambio de la misma es una tarea difícil pero esencial para el éxito a largo plazo.

El proceso de cambio comienza por evaluar el estado actual de nuestra cultura empresarial y hacia dónde queremos llevarla. Deberemos considerar el rol del gestor de cambio, el cual ideará un plan y se encargará de transmitirlo para generar sensación de urgencia y una actitud positiva ante el cambio.

Medir la efectividad del cambio y asegurar su prevalencia a largo plazo son pasos fundamentales del proceso.