Roles y Responsabilidades en un Proyecto Scrum

Dentro de los tipos de Gestión de Proyectos Ágil el método más común es Scrum. Hemos tratado anteriormente muy por encima esta metodología, pero en este artículo nuestra lectora Rosa Buergo nos explica detalladamente cuáles son los diferentes roles dentro de un proyecto Scrum y las responsabilidades que van asociadas a cada uno de ellos a lo largo del ciclo de trabajo.

Rosa Buergo está certificada como SCRUM Master y tiene más de diez años de experiencia como Líder de Proyectos en diferentes empresas del sector de las telecomunicaciones. Rosa publica frecuentemente artículos en LinkedIn y os invitamos a seguirla en la red a través de este enlace para estar al tanto de sus interesantes publicaciones.


Es de suma importancia respetar y hacer cumplir los roles en cada proceso del proyecto para hacer una adecuada aplicación de la metodología SCRUM. Es por eso que en este artículo explico los roles de cada uno de los integrantes del equipo y cuáles son las reponsabilidades de cada uno.

Comencemos por entender los roles de Scrum

Los roles de Scrum se dividen en dos categorías:

Roles Principales (Core Roles): Son obligatoriamente necesarios para elaborar el producto del proyecto, se comprometen al proyecto y son responsables del éxito de cada Sprint. Estos roles son:

  • Propietario del Producto (Product Owner): Representa los intereses de la comunidad de interesados. Es la Voz del Cliente, dado a que asegura que las necesidades explícitas e implícitas del cliente se conviertan en Historias de Usuario en la Lista Priorizada de Pendientes del Producto y posteriormente sean utilizadas para crear los entregables del Proyecto. Debe comprender y apoyar los intereses de todas las partes interesadas y también entender las necesidades y el funcionamiento del Equipo Scrum.
  • Scrum Master: Su principal responsabilidad es la garantizar que todos los miembros del Equipo Scrum sigan correctamente los procesos Scrum, incluyendo el Propietario del Producto. Debe asegurar que la gestión de proyectos avance sin problemas, y que los miembros del Equipo Scrum cuenten con las herramientas necesarias para realizar el trabajo.  Debe ser un Facilitador y Líder Servicial.
  • Equipo Scrum (Scrum Team): Es un grupo o equipo de personas que son responsables de entender los requerimientos del negocio especificados por el Propietario del Producto, estimar Historias de Usuario y crear los Sprints del Proyecto. Deben ser Auto-organizados, Inter-funcionales, utilizar comunicación frontal y realizarán entregas iterativas del producto.

El Equipo Scrum es el núcleo de cualquier Proyecto Scrum y seleccionar a los miembros apropiados es importante para una entrega exitosa de los proyectos. Esto no puede hacerse de forma aislada, sino que el Propietario del Producto y el Scrum Master deben participar de manera conjunta en la selección del Equipo Scrum.

Los miembros del Equipo Scrum son generalistas/especialistas que tienen el conocimiento en varios campos y son expertos en al menos uno de ellos.  Los miembros ideales del Equipo Scrum son independientes, con motivación propia, centrados en el cliente, responsables y colaborativos.

Roles No esenciales/Roles Complementarios: No son obligatoriamente necesarios para llevar a cabo un proyecto Scrum. Pueden incluir a miembros del equipo que están interesados en el proyecto, que no tienen ningún papel formal en el equipo, que pueden interactuar con el equipo, pero que no son responsables del éxito del proyecto.  Estos son:

  • Socios: Término colectivo que incluye a clientes, usuarios y patrocinadores, quienes frecuentemente interactúan con el Propietario del Producto, el Scrum Master y el Equipo Scrum para proporcionarles la información necesaria para la creación del Producto de Proyecto.
  • Los Vendedores: Incluyen individuos u organizaciones externas que proporcionan productos y servicios que no están dentro de las capacidades principales de la organización del proyecto.
  • El Cuerpo de Asesoramiento de Scrum (SGB): Consiste generalmente de un grupo de documentos y/o un grupo de expertos que estan típicamente involucrados en definir objetivos relacionados con la calidad, regulaciones de gobierno y otros parámetros organizacionales.

Las 5 fases de un proyecto Scrum

La siguiente figura provee una visión del Flujo de Trabajo Scrum:

  • El ciclo Scrum comienza con la Fase de Inicio, donde se define la Visión del Proyecto y se crea la Lista Priorizada de Pendientes del Producto.
  • Posteriormente, con la Lista de Trabajo Terminado del Sprint se realiza una Reunión de Planificación del Sprint donde se definen las tareas del próximo Sprint.
  • Los Sprints tienen una duración aproximada entre 1 a 6 semanas. Las reuniones Standup Daily son realizadas durante el Sprint.
  • Al terminar el Sprint se realiza una Reunión de Revision del Sprint para mostrar los Entregables al Propietario del Producto.
  • El ciclo del Sprint finaliza con la Reunión de Retrospectiva del Sprint. Luego de ésta debe iniciarse nuevamente la planificación del próximo Sprint.

Veamos los procesos y los roles que corresponden a cada una de las fases anteriores:

Las abreviaturas en los roles se corresponden a:

  • PO = Product Owner
  • SM = Scrum Master
  • ES = Equipo Scrum
Fase Procesos Roles
1. INICIO 1. Crear la Vision del Proyecto PO
2. Identificar al Scrum Master y a los interesados PO , SM
3. Formar el Equipo Scrum PO , SM , ES
4. Desarrollo de Epicas/Personas PO , SM , ES
5. Crear la Lista Priorizada de Pendientes del Producto PO , SM , ES
6. Realizar la Planificacion del Lanzamiento PO , SM , ES
2. PLANIFICACION Y ESTIMACION 7. Crear Historias de Usuarios PO , SM , ES
8. Aprobar, estimar y asignar las Historias de Usuarios PO , SM , ES
9. Crear las Tareas PO , SM , ES
10. Estimar las Tareas PO , SM , ES
11. Crear la Lista de Pendientes del Sprint PO , SM , ES
3. IMPLEMENTACION 12. Crear Entregables PO , SM , ES
13. Realizar un Standup Diario SM , ES
14. Mantenimiento Priorizado de los Pendientes del Producto PO , SM , ES
4. REVISION Y RETROSPECTIVA 15. Convocar al Scrum de Scrum SM , ES
16. Demostrar y validar el Sprint PO , SM , ES
17. Retrospectiva del Sprint SM , ES
5. LANZAMIENTO 18. Envío de los Entregables PO
19. Retrospectva del Proyecto PO , SM , ES

Scrum es aplicable a:

  • Carteras, Programas y/o proyectos de cualquier sector.
  • Productos, servicios o cualquier otro resultado que se entregara a los Interesados.
  • Proyectos de Cualquier tamaño o complejidad

Responsabilidades de cada Rol por Proceso

Propietario del Producto (Product Owner)

Procesos Responsabilidades: Rol Propietario del Producto (Product Owner)
1. Crear la Vision del Proyecto . Define la Vision del Proyecto
. Ayuda a crear el Estatuto del Proyecto y el Presupuesto del Proyecto
2. Identificar al Scrum Master y a los interesados . Ayuda a identificar el Scrum Master para el Proyecto
. Identifica al/ o los Interesados
3. Formar el Equipo Scrum . Ayuda a determinar los miembros del Equipo Scrum.
. Ayuda a desarrollar el Plan de Colaboracióm.
. Ayuda a desarrollar el Plan de Creación de Equipos con el/los Scrum Master (s)
4. Desarrollo de Epicas/Personas .  Crea Epicas y Personas
5. Crear la Lista Priorizada de Pendientes del Producto . Categoriza el orden de prioridad de los elementos de la Lista Priorizada de Pendientes del Producto.
. Define el criterio de Terminado (Done Criteria)
6. Realizar la Planificacion del Lanzamiento . Crea el Cronograma de Planificación del Lanzmiento.
. Ayuda a determinar la Longitud del Sprint
7. Crear Historias de Usuarios . Ayuda a crear las Historias de Usuario.
. Define los criterios de Aceptación para cada Historia de Usuario
8. Aprobar, estimar y asignar las Historias de Usuarios . Aprueba las Historias del Usuario
. Facilita al Equipo Scrum y se compromete a las Historias de Usuarios
9. Crear las Tareas . Le explica las Historias de Usuarios al Equipo Scrum a medida que crea la Lista de Tareas
10. Estimar las Tareas . Proporcionar orientación y aclaración para el equipo scrum en la estimacion de las tareas
11. Crear la Lista de Pendientes del Sprint . Ayuda al Equipo Scrum a crear la Lista de Pendientes del Sprint
12. Crear Entregables . Le aclara los requerimientos del Negocio al Equipo Scrum
14. Mantenimiento Priorizado de los Pendientes del Producto . Mantiene la Lista Priorizada de Pendientes del Producto
16. Demostrar y validar el Sprint . Acepta y Rechaza los Entregables
18. Envío de los Entregables . Proporciona la Retroalimentación necesaria al Equipo Scrum y al Scrum Master.
. Actualiza el Plan de Lanzamiento y la Lista Priorizada de Pendientes del Producto
19. Retrospectva del Proyecto. . Participa en reuniones de Retrospectiva del Proyecto

 

Scrum Master

Procesos Responsabilidades: Rol Scrum Master
2. Identificar al Scrum Master y a los interesados . Ayuda a Identificar al/los interesado (s) del Proyecto
3. Formar el Equipo Scrum . Facilita la selección del Equipo Scrum
. Facilita la creacion del Plan de Colaboracion y el Plan para la Formación del Equipo
. Se asegura que los recursos de respaldo esten disponibles
4. Desarrollo de Epicas/Personas . Facilita la creación de Epicas y Personas
5. Crear la Lista Priorizada de Pendientes del Producto . Ayuda al Propietario del Producto a crear la Lista Priorizada de Pendientes del Producto y a definir el Criterio de Terminado
6. Realizar la Planificacion del Lanzamiento . Coordina la creación del Cronograma de Planificacion del Lanzamiento.
. Determina la Longitud del Sprint junto con el Propietario del Producto.
7. Crear Historias de Usuarios . Asiste al Equipo Scrum en la creación de Historias de Usuario y sus Criterios de Aceptación
8. Aprobar, estimar y asignar las Historias de Usuarios . Facilita las reuniones del Equipo para estimar y crear Historias de Usuario
9. Crear las Tareas . Facilita al Equipo Scrum en la creación de la Lista de Tareas para el siguiente Sprint
10. Estimar las Tareas . Asiste al Equipo Scrum en la estimación de las tareas que se acordaron para el Sprint
11. Crear la Lista de Pendientes del Sprint . Asiste al Equipo Scrum en el desarrollo de los Pendientes del Sprint y del Gráfico del Trabajo de Pendientes del Sprint
12. Crear Entregables . Apoyar al Equipo Scrum en la creación de los Entregables acordados para el Sprint.
. Ayuda a actualizar la Tabla de Scrum (Scrumboard) y el Registro de Impedimentos
13. Realizar un Standup Diario . Asegura que la Tabla de Scrum y el Registro de Impedimentos se mantenga actualizado.
¿Qué completé ayer?
¿Qué voy a completar hoy?
¿Qué impedimentos u obstaculos estoy actualmente enfrentando?
14. Mantenimiento Priorizado de los Pendientes del Producto . Facilita las Reuniones de Repaso de Priorizacion de la Lista del Producto
15. Convocar al Scrum de Scrum . Se asegura que las cuestiones que afectan al Equipo Scrum sean discutidas y resueltas
16. Demostrar y validar el Sprint . Facilita la presentación de los Entregables completados por el Equipo Scrum para la aprobación del Propietario del Producto.
17. Retrospectiva del Sprint . Asegura que exista un ambiente de proyecto ideal para el Equipo Scrum en los sucesivos Sprints
19. Retrospectva del Proyecto. . Representa al Equipo Principal de Scrum para proporcionar lecciones aprendidas del proyecto actual

 

Equipo Scrum (Scrum Team)

Procesos Responsabilidades: Rol Equipo Scrum (Scrum Team)
3. Formar el Equipo Scrum . Provee entradas para la elaboración del Plan Colaborativo y el Plan de Desarrollo del Equipo
4. Desarrollo de Epicas/Personas . Asegura un claro entendimiento de las Epicas y las Personas.
5. Crear la Lista Priorizada de Pendientes del Producto . Entiende las Historias de Usuario en la Lista Priorizada de Pendientes del Producto
6. Realizar la Planificacion del Lanzamiento . Acuerda con otros miembros la duración del Sprint
. Busca clarificación sobre nuevos productos o cambios en los productos existentes, si hay alguno, en la Lista Priorizada de Pendientes del Producto, refinada
7. Crear Historias de Usuarios . Provee entradas al Propietario del Producto en la creación de Historias de Usuario
8. Aprobar, estimar y asignar las Historias de Usuarios . Estima las Historias de Usuarios aprobadas por el Propietario del Producto.
. Asigna Historias de Usuarios para ser hechas en un Sprint
9. Crear las Tareas . Desarrolla una Lista de Tareas basadas sobre las Historias de Usuario y las dependencias acordadas
10. Estimar las Tareas . Estima tareas identificadas, y de ser necesario, actualiza la Lista de Tareas
11. Crear la Lista de Pendientes del Sprint . Desarrolla la Lista de Pendientes del Sprint y el Diagrama de Trabajo Pendiente del Sprint
12. Crear Entregables . Crea Entregables.
. Identifica Riesgos e implementa acciones de mitigación de riesgos
. Actualiza el Registro de Impedimentos y dependencias
13. Realizar un Standup Diario . Actualiza el Diagrama de Trabajo Pendiente, el Tablero Scrum y el Registro de Impedimentos.
. Trata Problemas que enfrentan los miembros individuales y busca solucionar para motivar al equipo.
. Identifica riesgos, si existe alguno
. Presenta Solicitudes de Cambio, si son requeridas
14. Mantenimiento Priorizado de los Pendientes del Producto . Participa en las Reuniones de Revisión de la Lista Priorizadas de Pendientes del Producto.
15. Convocar al Scrum de Scrum . Proporciona entradas al Scrum Master para las Reuniones de Scrum de Scrum
16. Demostrar y validar el Sprint . Demuestra los Entregables Terminados al Propietario del Producto para su aprobación
17. Retrospectiva del Sprint . Identifica oportunidades de mejora, si existe alguna, del Sprint en curso y acuerda sobre cualquier mejora para el siguiente Sprint
19. Retrospectva del Proyecto. . Participa en la Reuniones de Retrospectiva del Proyecto

Referencias

Scrum Body of Knowledge (SBOK GUIDE)

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