El problema del perfeccionismo

Se habla del principio de Pareto como un axioma en la realización de proyectos que dice: necesitas el 20% del tiempo para realizar el 80% del trabajo o, lo que es lo mismo, para el último 20% del trabajo necesitas el 80% del tiempo.

No vamos a discutir sobre la precisión del axioma anterior, pero no dudo que estaremos de acuerdo en que es una aproximación acertada. Por eso mismo deberíamos preguntarnos continuamente si realmente necesitamos el último 20% de una tarea o documento.

Durante la universidad aprendemos a resolver los problemas y los ejercicios prácticos de manera exacta. La mayoría de las veces las soluciones a los exámenes son correctas o erróneas, blanco o negro. Sin embargo, en la vida real existe un amplio abanico de tonalidades entre el cero (no hacer un trabajo) y el cien (hacerlo perfectamente). Es nuestra responsabilidad, como trabajadores al principio y después mucho más como gestores de proyectos, decidir cuál es el tono necesario en cada momento.

Esta es una lección que debes aprender lo antes posible para evitar problemas, ya que hacer las tareas de manera perfecta supone necesariamente comprometer los costes y/o plazos.

Así pues, como Gestor de Proyectos debes aceptar que no vas a poder leer el contrato completo, no vas a poder contestar a todos los correos, no vas a poder participar en todas las reuniones, no podrás tomar todas las decisiones. Ni siquiera vas a poder comprobar los costes completamente o preparar un informe de proyecto que no contenga absolutamente ningún error. No vas a poder preparar todas las negociaciones perfectamente y no conseguirás identificar todos los posibles riesgos.

Lo sentimos, pero esa es la verdad. Y es mejor que la aceptes lo más rápido posible. Sin embargo, está en tu mano realizar todas las tareas anteriores con un grado de precisión adecuado a su importancia y prioridad, de manera que el proyecto avance conforme a las expectativas y no se comprometa la calidad del mismo.

Por ejemplo, puedes menospreciar la preparación de una negociación sobre un suministro no crítico, pero deberás preparar perfectamente la negociación de una variación del contrato con un gran valor económico. Quizás puedas obviar algunas partes técnicas del contrato para las cuales hay personal asignado, pero deberás conocer las penalizaciones y los plazos de entrega.

Por eso el perfeccionismo es un enemigo del Gestor de Proyectos, porque es imposible que logres hacer todo tu trabajo perfectamente sino que deberás comprometer continuamente la calidad en favor del resto de factores del triángulo de hierro.

Pregúntate continuamente: ¿Necesito revisar el programa?, ¿necesito repasar ese correo electrónico otra vez antes de enviarlo?, ¿de verdad debemos preparar todos esos documentos para la certificación?, ¿es importante saber si estos costes son correctos?”… “¿De veras necesitamos el último 20%?”

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