El principio de Pareto

También conocido como Regla 80/20. Wilfredo Pareto estudió a finales del siglo XVIII la distribución de las tierras en Italia, llegando a la conclusión de que el 20% de la población poseía el 80% de las tierras. Pareto observó después que este principio era también aplicable a la política: el 20% de la población tenía una influencia política del 80%. Además, el principio era extensible en general al reparto de los bienes naturales y como después se observó también a la riqueza mundial.

Este mismo principio se aplica también en otros ámbitos como por ejemplo:

• Logística: el 20% de los productos generan el 80% de los movimientos en el almacén
• Calidad: el 20% de los errores produce el 80% de los costes de calidad
• Desarrollo de software: el 20% del esfuerzo produce el 80% del código

En Gestión de Proyectos el principio de Pareto es aplicable a la ejecución de muchos paquetes de trabajo, donde el 20% del trabajo (y por tanto costes) produce el 80% del resultado.

Esto se puede también traducir en tiempo, lo que significa que para acabar el último 20% del trabajo necesitaremos el 80% del tiempo.

Evidentemente, este principio no debe ser entendido como un axioma universal, pero sí como una orden de magnitud que nos dice que no debemos considerar la realización del trabajo ni la distribución de los costes como algo lineal, sino que debemos considerar una curva logarítmica tanto para las actividades por separado como para la ejecución total del proyecto:

La aceptación del principio de Pareto nos lleva a preguntarnos si realmente es necesario acabar un trabajo al 100% o si podemos prescindir del 20% final para así ahorrar un 80% del tiempo/costes. Según nuestra experiencia, la mayoría de las empresas tienden a forzar a sus empleados a prescindir del 20% final. Veamos por qué.

Como profesionales tendemos a querer hacer un trabajo perfectamente, lo que supone estar seguros de que no hay ningún fallo en cálculos, ningún error ortográfico en cartas o documentos, revisar varias veces el trabajo, corroborar los resultados, etc. Hemos aprendido que no debemos ser chapuceros, y en la Universidad hemos visto que pequeños errores se pagan caros puesto que reducen mucho las notas finales en un examen. Debido a lo anterior no queremos entregar el resultado de un paquete de trabajo si este está finalizado al 80%.

Dicho comportamiento hace que las actividades tiendan a requerir más tiempo y sean más caras de lo necesario. Para evitar entrar en esta dinámica, muchos proyectos y empresas tienden a minimizar el equipo de trabajo. Esto hará que los integrantes del equipo tengan tanto que hacer que no les sea posible invertir ese 80% del tiempo para acabar el 20% de cada tarea. Dicha estrategia por supuesto causará problemas y costes de calidad, pero en la mayoría de los casos dichos gastos son menores a los gastos asociados a permitir realizar las tareas completamente.