¿Con qué actitud estás asumiendo la responsabilidad de un proyecto?

Asumir la responsabilidad es una de las cinco facultades principales de un buen Gestor de Proyectos.

El Director de Proyectos debe asumir la responsabilidad de cumplir con el objetivo fijado teniendo siempre presente el triángulo de hierro o triángulo del proyecto (alcance, plazo, coste). Para esto es necesario que el jefe de proyectos acepte el marco de realización del mismo, es decir, debe estar de acuerdo con las necesidades de plazo, calidad y costes asociadas al proyecto.

En este caso ideal, el jefe de proyecto se comprometerá totalmente con la realización del mismo y hará todo lo posible por cumplir los objetivos fijados. Comenzar un proyecto sin dicho compromiso es plantar una semilla para el fracaso del mismo, así que merece la pena dedicar un tiempo a este punto.

Es muy común fijar unos objetivos y un marco de realización demasiado optimistas y por tanto prácticamente imposibles de cumplir. En el momento de asumir el proyecto, el director básicamente puede reaccionar a esta situación de las siguientes formas:

Negación

Este es un buen punto de partida para una “negociación” de los objetivos. La negación del director de proyectos normalmente estará basada en su experiencia, y será necesario hablar sobre los riesgos y redefinir los objetivos y el marco de manera que puedan ser aceptados tanto por el equipo directivo como por el director de proyecto. Durante dicha negociación ambas partes deberán ceder, el director de proyectos aceptando unas condiciones que supongan un reto y la gerencia de la empresa aceptando unas condiciones de presupuesto y tiempo de realización realistas que probablemente chocan con sus expectativas iniciales.

Aceptación

En este caso el director de proyectos acepta el nuevo proyecto sin que sea necesaria una negociación. Aunque esta situación es en principio satisfactoria para el equipo directivo de la empresa, es necesario distinguir entre dos tipos de aceptación: la aceptación consciente y la aceptación inconsciente.

  • Aceptación consciente. Se trata de la situación óptima, en la cual el director de proyecto se compromete con el proyecto siendo consciente del reto que esto supone. Es una situación similar a la del primer punto tras la negociación, pero en este caso las expectativas de la Gerencia de la empresa estaban alineadas con la realidad, con lo cual dicha negociación no es necesaria.
  • Aceptación inconsciente. El director de proyecto acepta el mismo, pero no es totalmente consciente del reto que esto implica. Normalmente esta situación será debida a la inexperiencia en este tipo de proyectos y por tanto requiere de una atención especial para evitar un fracaso del proyecto. De todos modos, es una situación de partida relativamente buena ya que implica un alto nivel de compromiso por parte del director de proyecto. En este caso es recomendable revisar el proyecto periódicamente y dar apoyo al director de proyecto mediante la asignación de un equipo experimentado.

Resignación

Es la situación más peligrosa ya que en la misma, el director de proyecto parece aceptar el proyecto pero interiormente no se siente responsable del mismo porque considera irreales las condiciones para su realización. Esto puede ser debido a los objetivos o el marco. En caso de incumplimiento, el director de proyecto reaccionará con evasivas y dando explicaciones, en lugar de resolviendo los problemas.


Es evidente que en la fase inicial del proyecto será esencial trabajar para logar una aceptación consciente por parte del director de proyecto. Creemos que es responsabilidad tanto del Sponsor como del jefe de proyecto ocuparse de que dicha aceptación consciente es la situación de partida. Así pues, te recomendamos pensar detenidamente sobre tu compromiso con el proyecto y poner las cartas sobre la mesa para comenzar una negociación si consideras que las condiciones o el marco no son realistas.