Cómo calcular los gastos totales antes de tomar una decisión

En nuestra función de Gestor de Proyectos debemos tomar constantemente decisiones en relación al alcance, plazo, calidad y coste de nuestro proyecto. Ya hemos explicado anteriormente que cualquier aspecto del triángulo de hierro está íntimamente relacionado con las otras partes del mismo, de modo que es preciso tener en cuenta todas las consecuencias que podemos esperar en cada uno de esos aspectos a la hora de tomar cualquier decisión.

En este artículo nos centraremos en cómo nuestras decisiones en cuanto al alcance, plazo o la calidad del proyecto acabarán afectando a los costes, y viceversa. Antes de tomar cualquier decisión en nuestro proyecto deberemos considerar por lo tanto todas las implicaciones y valorar el coste total asociado.

Los factores a tener en cuenta y que pasamos a explicar detalladamente en este artículo son:

  • La vida útil y los costes de mantenimiento
  • Valor residual y coste de reemplazo
  • Costes y riesgos asociados
  • Implicaciones futuras
  • Evaluación de todas las posibilidades

La vida útil y los costes de mantenimiento

Un error muy común, aunque parezca algo obvio, proviene de no considerar todos los gastos durante la vida útil de un producto.

Es evidente que un teléfono móvil de 500 euros y una vida media de 3 años acaba siendo más barato que uno de 200 euros con una vida útil de tan sólo un año. Sin embargo, un cálculo similar se torna más complicado cuando hablamos de maquinaria. En este caso deberemos estimar la vida útil incluyendo tanto los gastos de mantenimiento como las posibles reparaciones a efectuar. Aquí entran en juego la experiencia con maquinaria similar, la estimación de probabilidades de fallos y reparaciones requeridas, las condiciones contractuales para suministro, garantía y mantenimiento… Teniendo en cuenta todo lo anterior es muy posible que sea recomendable efectuar un gasto inicial mayor puesto que el gasto total a lo largo de la vida útil acabará siendo menor que en las otras opciones.

El cálculo adecuado supondría estimar los gastos totales y dividirlos por la vida útil del producto que deseamos adquirir para obtener el coste anual del mismo.

Valor residual y coste de reemplazo

Es necesario considerar los costes asociados al final del periodo de utilización de un equipo. Tanto si es posible venderlo para obtener un beneficio que deberemos restar al coste de adquisición, como evaluar el coste de reemplazar dicho equipo por uno nuevo en el caso de que lo necesitemos por un período mayor a su vida útil.

Un ejemplo clásico sería el de la compra de un automóvil. Suponemos que queremos comprar un coche deportivo para utilizarlo aproximadamente cuatro años, puesto que después nos planteamos tener familia y sabemos que necesitaremos un automóvil más grande. Tenemos las siguientes opciones:

  • Deportivo nuevo, con un precio de 40.000 euros y cuatro años de garantía. El precio de ese deportivo con 4 años de antigüedad es de 24.000 euros.
  • Deportivo usado de 6 años, con un precio es de 20.000 euros. Un deportivo similar con 10 años se vende por 11.000 euros. Esperamos cambiar la correa de distribución y hacer alguna que otra reparación y mantenimiento por un total de 4.000 euros durante los 4 años.
  • Deportivo con 18 años y 170.000 km, disponible por 5.000 euros. Es posible que nos dure otros 4 años, aunque no podemos estar seguros. El precio de mantenimiento y reparaciones lo estimamos en 6.000 € y el valor del coche tras esos 4 años es nulo.

El precio total de la primera opción serían evidentemente el precio de compra menos el precio al que podemos vender el deportivo tras cuatro años de uso, es decir, 16.000 €.

La segunda opción tendría un precio de: 20.000-11.000+4.000 = 13.000 €.

La tercera opción tendría un precio total de 11.000 €, aunque en este caso no podemos dar por seguro que el coche durará los 4 años que planeamos usarlo, por lo que tendríamos un riesgo de tener que pagar más dinero en caso de ser necesario reemplazar el coche.

Para tomar una decisión final sobre esta compra deberíamos tener en cuenta otros factores como los que continuamos explicando en este artículo.

Costes y riesgos asociados

Siempre debemos considerar todos los costes y riesgos asociados a una elección determinada.

Por ejemplo, la elección de un proveedor para la instalación del cableado eléctrico no deber ser valorada únicamente teniendo en cuenta el precio de las ofertas recibidas, sino también una serie de consideraciones adicionales que deberán ser evaluadas bien como costes o al menos como riesgos/oportunidades:

  • Conocimiento de la compañía. Debemos considerar si el proveedor ha sido evaluado correctamente por nuestro departamento de calidad, o si ya hemos trabajado con esa empresa cuál ha sido el resultado en proyectos anteriores. Esto nos dará una indicación del nivel de calidad que podemos esperar obtener.
  • Desarrollo comercial del pedido. El país de origen de la companía podría tener implicaciones fiscales o laborales con una repercusión en los recursos necesarios para su gestión y en el coste final del pedido.
  • La experiencia de la empresa, pero sobre todo del equipo destinado a nuestro proyecto, juega un papel crucial en el éxito o fracaso del mismo. Esto es algo que podemos observar desde la fase de oferta por cómo actúa el departamento de ventas o el cálculo correcto de la oferta requerida. De esta manera podemos preveer desviaciones en cuanto a la calidad, alcance o plazos necesarios durante la implementación.
  • Desarrollar un proyecto en inglés supone costes y tiempo adicionales tanto por el tiempo requerido para traducir correos electrónicos y documentos como, mucho más, por los problemas que surgen cuando ambas partes no se entienden totalmente.
  • Situación financiera. Una empresa con poca fuerza financiera nos puede poner en serios problemas durante el montaje. Los trabajos pueden ser parados por la falta de pagos, puede que los trabajadores no estén satisfechos por tener pagos pendientes e incluso la empresa puede llegar a quebrar durante el montaje. Todo ello causará un serio impacto en nuestro proyecto, ante todo en forma de retrasos en la ejecución y costes adicionales en caso de que finalmente sea necesario adjudicar la ejecución a otra empresa.
  • Relación entre las empresas. La relación de nuestra empresa con el proveedor (posibles proyectos pendientes, disputas en contratos antiguos, etc) pueden ser de gran importancia y suponer riesgos u oportunidades adicionales.

Los aspectos anteriores, y quizás otros adicionales, deben ser cuantificados en este caso particular en forma de gastos esperados o gastos asociados a riesgos (impacto multiplicado por la probabilidad). En muchas ocasiones dichos costes y riesgos asociados a uno de los posibles proveedores pueder ser tan altos que cambien nuestra decisión de a qué empresa adjudicaremos el contrato. Dicho de otra manera, no considerar todos los costes asociados muchas veces hará que tomemos la decisión equivocada.

Implicaciones futuras

Aunque nuestro trabajo se centra en la Gestión de un Proyecto determinado, nunca está de más ver un poco más allá de nuestro proyecto puesto que algunas de nuestras decisiones pueden repercutir en la empresa.

Algunos ejemplos podrían ser:

  • La utilización de un nuevo programa de diseño y la organización de los cursos necesarios para su utilización preparan a nuestra organización para afrontar nuevos proyectos de manera diferente.
  • El cambio de las condiciones contractuales en uno de los suministros puede se una prueba que, si es satisfactoria, resulte en el nuevo estándar en nuestra compañía.
  • Una sobreutilización de los recursos de nuestra empresa puede generar retrasos en otros proyectos, con consecuencias económicas negativas mayores de las que pretendemos evitar en el nuestro.

Evaluar y presentar dichas implicaciones al equipo de gerencia forma parte de nuestra visión global como Gestores de Proyectos. El pensar no solamente en nuestro proyecto sino en el resultado de toda la empresa aumenta considerablemente nuestro valor como trabajadores.

Consideración de todas las posibilidades

Por último, es muy común centrar nuestras decisiones en las posibilidades más obvias, sin buscar nuevas opciones. Algunos ejemplos de posibilidades que solemos obviar:

  • Hacer un trabajo dentro de nuestro equipo en lugar de subcontratarlo.
  • Preguntarse si el equipo o servicio que pretendemos adquirir es realmente necesario.
  • Plantearse retrasar la compra en el tiempo.
  • Buscar productos o servicios alternativos.
  • Contactar a nuevos proveedores, quizás en nuevos países o que provengan de áreas diferentes. Por ejemplo, una empresa de instalación con experiencia en otro tipo de proyectos puede que tenga el conocimiento suficiente como para hacer la instalación de nuestro proyecto.
  • Negociar con el cliente un cambio en el alcance que afecte a la compra que pretendemos realizar.
  • Plantear nuevas condiciones contractuales con nuestros proveedores.
  • Dividir el alcance en pequeñas partes, o aumentar el alcance añadiendo otras nuevas. En algunos casos esto hará nuestra petición de oferta más atractiva para nuestros proveedores al significar reducción de riesgos o potencial aumento de beneficios, respectivamente.

Por lo tanto, no olvides pensar en todas las opciones posibles antes de tomar una decisión, puesto que en muchos casos la mejor decisión acaba siendo una en la que no habíamos pensado al comienzo de nuestra evaluación.

Deja un comentario